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BITqms im Einsatz bei Nalco.

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Mit mehr als einer Million Kundenstandorten ist Nalco der führende Anbieter von Technologien und Dienstleistungen in diesem Spezialgebiet. 

Nalco setzt sich damit weltweit zur Förderung sicherer Nahrungsmittel, einer sauberen Umwelt sowie optimierter Wasser- und Energienutzung ein. Das Unternehmen unterstützt darüber hinaus die Betriebseffizienz seiner Kunden aus den Bereichen Lebensmittel, Gesundheitswesen, Energie, Gastgewerbe und Industrie.

Pro Tag wickelt das Unternehmen ca. 50 Fahrzeuge im TKW- und Stückgutbereich über Wareneingang und Versand ab. Geregelte Prozesse sind dabei unerlässlich, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Aus diesem Grund verlässt sich Nalco seit Oktober 2012 auf die Qualitäts- und Managementsoftware BITqms.
Success Story Nalco

„Der Ablauf ist geordneter und die LKWs stehen nicht bereits morgens um 7 Uhr zum Großteil auf dem Parkplatz.“
, berichtet Claus Kloss, Leiter Versand bei Nalco.

Das Unternehmen nutzt insbesondere das Modul „Leitsystem“ mit dem integrierten Zeitfenstermanagement und der externen Zeitfensterbuchung, die über das Extranet abläuft.
Auch das Modul „Formulare“ kommt bei Nalco zum Einsatz: Kunden und Lieferanten können Zeitfenster für die Abfertigung im Voraus unkompliziert über ein Formular im Extranet buchen. So wird der Abfertigungsprozess bereits im Vorfeld zeitlich koordiniert und mit allen Beteiligten abgestimmt.

Alle zur Verfügung stehenden Zeitfenster werden dem Kunden/Lieferanten bei der Buchung angeboten und für die Beladung relevante Informationen wie Ladungsart oder –menge werden direkt erfasst.

Extranetzugriff - Buchung von Zeitfenstern über Formulare

Der Einsatz von BITqms sorgt so dafür, dass der gesamte Prozess deutlich effizienter wird: „Durch die Zeitfensterplanung  und -anmeldung können wir die Ware entsprechend der Zeitfenster kommissionieren, da wir wissen, in welcher Reihenfolge die LKWs beladen werden. Das sorgt für enorme Zeiteinsparung.“, so Claus Kloss.

Auch der Prozess der Beladung selbst läuft mit dem BITqms-Leitsystem koordiniert ab:

Der Fahrer meldet sich an der Pforte an, wo dieser einen Funkrufempfänger bekommt und auf ein Signal zum Einfahren wartet.

Liegt bereits eine Zeitfensterbuchung für den Fahrer vor, wird aus dieser Buchung per Knopfdruck durch den zuständigen Bearbeiter eine Abfertigung  erstellt – alle Daten aus der Zeitfensterbuchung werden dabei für die Abfertigung übernommen. So stehen alle benötigten Informationen direkt zur Verfügung, eine mühsame Eingabe entfällt.

Wareneingang und Versandabteilung bekommen alle anstehenden Abfertigungen/wartenden Fahrzeuge mit den zugehörigen Informationen in einer Liste angezeigt. Die Fahrer werden über einen Pagerruf aus BITqms aufgerufen, sobald sie an der Reihe sind – die Mitarbeiter aus Wareneingang/Versand müssen hierfür lediglich den Vorgang starten.

Leitsystem: Zeitfenster- und Hofmanagement mit BITqms

Die Umstellung der Prozesse auf BITqms hat sich für Nalco gelohnt: "Durch den automatisierten Ablauf konnten die Wartezeiten der LKWs um ca. 50% gesenkt werden, was zur Eliminierung von Standkosten geführt hat."
Die Kommunikation mit der Pforte wird außerdem deutlich reduziert:

Die Hofsituation sowie die Auslastung der Be-/Entladungsstellen ist für alle beteiligten Abteilungen jederzeit einsehbar, Nachfragen zu Fahrzeugen und Abfertigungsstatus entfallen.

Dabei wird jeder Schritt von BITqms dokumentiert, damit der gesamte Ablauf nachvollziehbar bleibt. Selbst die Ein- und Ausfahrzeiten werden im System festgehalten. So können jederzeit Auswertungen über die Warte- und Abfertigungszeiten erstellt werden.

„Auch die Dokumentation und Überprüfung der Schulungszertifikate bei unseren Fahrern ist unglaublich hilfreich.“, erzählt Kloss.

Nachvollziehbare Dokumentation und Auswertung mit BITqms - alle Informationen zentral einsehbar

"Dank der Verringerung der Wartezeiten ist ein deutlich entspannterer Umgang zwischen unserem Personal und den Fahrern zu beobachten."
, berichtet Kloss weiter.

Bei der Erfassung der Daten an der Pforte überprüft BITqms automatisch, ob der Fahrer bereits geschult wurde und über gültige Schulungszertifikate verfügt. Wenn erforderlich, legt das System eine entsprechende Prüfung an und der Besucher begibt sich zum Schulungsterminal, wo er die vorbereitete Prüfung aufrufen kann.

Die Schulung wird dabei komplett durch BITqms gesteuert: Der Fahrer kann zunächst zwischen verschiedenen Sprachen wählen. Nachdem die Prüfung gestartet wurde, wird zunächst ein Schulungsvideo gezeigt, anschließend wird der Fahrer zu den Prüfungsfragen weitergeleitet. Nach Abschluss der Prüfung wird das Ergebnis in BITqms dokumentiert und in der Schulungshistorie des Fahrers festgehalten.

Insgesamt ist das Unternehmen Nalco sehr zufrieden mit dem Einsatz von BITqms – auch zur Einführung der Software bleibt Kloss nicht viel zu sagen: „Schnell und reibungslos“ - das ist hier mit BITqms das Motto.

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