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BITqms im Einsatz bei der Dernbacher Gruppe Katharina Kasper.

Dernbacher Gruppe Katharina Kasper„BITqms hält den Kopf frei für die wichtigen inhaltlichen Dinge.“


Damit die Qualität in der Patientenbetreuung stimmt.

Die Dernbacher Gruppe Katharina Kasper ist ein Klinikenverbund mit mehr als 100 Standorten in Deutschland und bietet umfassende medizinische, pflegerische sowie soziale Betreuung. 

Seit Anfang 2015 setzt die Organisation die Software BITqms zur Durchführung des Qualitätsmanagements ein: BITqms kommt dabei in der Dokumentenlenkung, der Verwaltung und Steuerung von KVP-Maßnahmen sowie bei der Risikobewertung und –verwaltung zum Einsatz.
Seit der Einführung von BITqms hat sich der Anwendungsbereich der Software jedoch stetig erweitert.

"Es entwickeln sich recht dynamisch weitere Einsatzpotenziale, nachdem die Mitarbeiter erst einmal ein grundlegendes Vertrauen in das System entwickelt haben.
So nutzen wir das System teilweise auch schon für Projektdokumentationen und Vertragsmanagement", berichtet Jochen Heins, Koordinator Qualitätsmanagement bei der Dernbacher Gruppe.
QM-Software fördert Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen

„Seit der Einführung von BITqms ist die Zusammenarbeit bei uns im Hause deutlich kollaborativer geworden", resümiert Heins weiter. 
"Die oftmals zähflüssigen Abstimmungsprozesse per Mail und die mühseligen Papierakten entfallen; stattdessen erfolgt die Kommunikation über BITqms - nachvollziehbar direkt an den Vorgängen und Prozessen.“

BITqms übernimmt einen Großteil der Kommunikation, die im Zusammenhang mit den einzelnen Arbeitsschritten anfällt.
Zuständige Bearbeiter werden über anstehende Aufgaben informiert; Mitteilungen von vorherigen Bearbeitern können problemlos über das System weitergeleitet werden - auch Rückfragen und weitere Informationen in Form von Kommentaren direkt an den Dokumenten oder Notizen an Prozessen können hinterlegt werden.

Die Einbindung der Software in die Abläufe hat für den Klinikenverbund darüber hinaus weitere Vorteile gebracht:
Unkomplizierte Handhabung und Benutzeroberfläche - einfache Einarbeitung - QM Software Gesundheitswesen

"Durch BITqms wird eine einzigartige Transparenz geschaffen", lobt Heins.

Diese Transparenz findet sich auch in der Dokumentenverwaltung wieder:

Alle Dokumente sind in einer Baumstruktur aus Kapiteln und Unterkapiteln angeordnet. Zudem steht eine Volltextsuche bereit, bei der auch die Dokumenteninhalte berücksichtigt werden können. Alle relevanten Informationen stehen den Mitarbeitern so bequem zur Verfügung.

Das kann QM-Koordinator Heins nur bestätigen: "Wir verzeichnen ein wachsendes Vertrauen in die Dokumentation, dass alles „da ist“. Und trotz wachsender Inhalte bleibt mit BITqms alles sehr übersichtlich dank den Berichten und der Suchfunktion ist die Übersicht schnell hergestellt. Der Anwender findet tatsächlich und sucht nicht nur!"

Auch von Papierakten und Excelauswertungen konnte sich der Klinikenverbund verabschieden: BITqms bietet für jedes Modul eine Vielzahl unterschiedlicher Berichte, die Überblick und Auswertung der Daten gewährleisten
Übersichten und Auswertungen auf Knopfdruck - Informationen unkompliziert zusammenstellen mit BITqms

„Dass sich alles schnell finden lässt und Übersichten nur einen Knopfdruck entfernt sind, ist fast schon selbstverständlich“, lobt Heins auch die Möglichkeit zur Auswertung der Daten.

Aufgaben und Fristen werden mit BITqms übersichtlich aufgeführt und können so auf einen Blick wahrgenommen werden. 

Eskalationsmanagement und Wiedervorlagen sorgen dafür, dass nichts in Vergessenheit gerät. 
Komplizierte und zeitraubende Wiedervorlagesystematiken konnten bei der Dernbacher Gruppe daher abgeschafft werden: BITqms überwacht die Vorgänge und versendet zum richtigen Zeitpunkt automatisch Erinnerungen per Mail an Bearbeiter und/oder Vorgesetzte. 

Jochen Heins - QM Koordinator Dernbacher Gruppe

"Am meisten schätze ich die unkomplizierte Dokumentenverwaltung und die damit verbundene Gewissheit, dass alles seinen korrekten Weg geht, wenn es einmal auf denselben gebracht worden ist.", so der QM-Koordinator.
"Das hält den Kopf frei für die wichtigeren inhaltlichen Dinge."


Die Einführung der Software war aufgrund der verschiedenen Häuser der Dernbacher Gruppe eine Herausforderung und es galt, die unterschiedlichen Strukturen und Organisationskulturen in einem System unterzubringen. Die zahlreichen Standorte verlangten differenzierte Ansätze, jedes Haus brachte seine eigenen Voraussetzungen mit. „Hier waren teilweise hohe Hürden gesetzt, da die Unsicherheit in Anbetracht des technisch Neuen und Unbekannten sehr hoch war“, erinnert sich Heins.

Besonders wichtig war für den QM-Koordinator deshalb auch die persönliche Betreuung der verschiedenen Häuser durch BITWORKS während der Einführungsphase der Software.

Nachdem die Hürden der Einführung gemeistert wurden, kann Heins zufrieden berichten:
„BITqms ist das stützende System für die QM-Organisation unserer gesamten Gruppe."

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