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Projekt- und Maßnahmenmanagement.

Prozesse optimieren. Effizienz steigern.

BITqms Projekt- und Maßnahmenmanagement

Mit dem BITqms Maßnahmenmanagement ist eine konsequente Steuerung von Unternehmensprozessen komfortabel und effizient möglich: Maßnahmen werden strukturiert geplant, nachvollziehbar durchgeführt und anschließend wirksam überwacht.

Mithilfe von Maßnahmenplänen können Maßnahmen und Projekte effizient verwaltet und organisiert werden.
          
Bei der Definition einer Maßnahme werden die Aufgaben, der Arbeitsablauf (=Workflow) und der geplante Aufwand hinterlegt.

Der individuell gestaltete Workflow steuert die Durchführung der Maßnahme, den Informations- und Kommunikationsfluss, die Datenerfassung mit Checklisten und Umlaufbelegen sowie die Eskalation bei Terminabweichungen.

BITqms Projekt- und Maßnahmenmanagement

Warum BITqms?

Optimierte Prozesse.

Maßnahmen und Projekte können mit BITqms sehr differenziert an die unterschiedlichen Verantwortlichen weitergegeben und in beliebig vielen Arbeitsschritten durchgeführt werden. So können Maßnahmen und Projekte optimal koordiniert und auch bereichsübergreifend aufeinander abgestimmt werden.

BITqms verwaltet anfallende Maßnahmen und Projekte, die damit verbundenen Aufgaben, weiterführende Informationen und Verantwortlichkeiten sowie die Erledigungstermine an zentraler Stelle und schafft Transparenz bei der Bewältigung der Aufgaben.

Persönliche Aufgabenlisten, Erinnerungsfunktionen und E-Mail-Benachrichtigungen über anstehende Aufgaben sorgen dafür, dass Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten.

optimale Steuerung
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Automatisierte Kommunikation.

Durch das automatische Benachrichtigungssystem werden die verantwortlichen Bearbeiter per E-Mail über anstehende Aufgaben in Kenntnis gesetzt.

Die Kommunikation erfolgt automatisiert und nachvollziehbar über BITqms: Kommunikationsverläufe werden über Mitteilungen und Notizen direkt am Vorgang festgehalten.

An den Maßnahmen sind zu jeder Zeit alle relevanten Daten zum bisherigen Vorgehen hinterlegt. So hat jeder Bearbeiter immer alle wichtigen Informationen im Blick.

Integrierte Wirksamkeitsprüfung.

Eine gezielte Wirksamkeitsprüfung findet durch dokumentierte Nachkontrollen statt, bei Nichterfolg der Maßnahme werden automatisch weitere Schritte eingeleitet, welche zuvor an der Maßnahme hinterlegt werden können.
Über Aufwandsplanung und Zeiterfassung kann zudem nachvollzogen werden, inwiefern geplanter und tatsächlicher Aufwand voneinander abweichen.

Trendanalysen, Benchmarking und Kennzahlen bieten im Anschluss Möglichkeiten für unternehmensinterne Vergleiche und die zielgerichtete Analyse von Verbesserungspotenzialen auf Knopfdruck.

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Automatische Maßnahmenableitung. 

Aus Prozessen und Vorgängen in BITqms können automatisch entsprechende Präventions- oder Korrekturmaßnahmen resultieren.

Für bestimmte Ereignisse, Auditergebnisse, Formulareingaben, etc. können dabei Maßnahmenvorlagen definiert werden. Diese Maßnahmen werden dann im Bedarfsfall automatisch vorgeschlagen oder sogar direkt initiiert.

So wird eine einheitliche Vorgehensweise und zeitnahe Abarbeitung von Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen sichergestellt. 

J.E.Schum Referenzkunde BITqms - Prozesssteuerung Maßnahmenmanagement Bestellabwicklung Software BITqms

Projektpriorisierung - Bewertung und Priorisierung von ProjektenIn Unternehmen und Organisationen müssen Projekte aller Arten geplant, gesteuert und verwaltet werden.

Ein wichtiger Bestandteil der unternehmensweitern Projekt- und Strategieplanung ist dabei auch die Priorisierung der einzelnen Maßnahmen und Projekte.

Anstehende Projekte können mit BITqms einfach anhand von Umlaufbelegen mit vordefinierbaren Bewertungskriterien priorisiert werden. Ein oder mehrere Personen übernehmen dabei die Beurteilung der Projekte nach bestimmten Kriterien. Die Gestaltung der Kriterien sowie der Umlaufbelege selbst sind frei definierbar und somit individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens bzw. der Projekte anpassbar.

Bei der Erstellung des Bewertungsformulars können für die definierten Bewertungskriterien gleichzeitig entsprechende Punkteverteilungen hinterlegt werden, sodass BITqms basierend auf den Antworten des Formulars automatisch die Bewertung des Projekts vornehmen kann. Sämtliche manuelle Prüfungen und Auswertungen entfallen somit.

Wird das Bewertungsformular durch mehrere Bearbeiter ausgefüllt, werden die Einschätzungen entsprechend zusammengerechnet. Die Bewertung wird anschließend direkt am jeweiligen Projekt angezeigt. Durch die farbliche Einteilung wird auf einen Blick ersichtlich, welche Projekte dringend zu erledigen sind.


Optimale Unterstützung bei der Durchführung der Projekte.  

Basierend auf der erfolgten Priorisierung können die Projekte von den jeweiligen Verantwortlichen eingeschätzt, terminiert und eingeteilt sowie entsprechende Maßnahmen direkt angestoßen werden.

Die anstehenden Projekte und Maßnahmen können mit frei zusammenstellbaren Listenansichten angezeigt werden. So können auch Details wie die Priorisierung mit berücksichtigt werden. Weiterführende Informationen wie mitgeltende Unterlagen, zugehörige Vorgänge und verantwortliche Mitarbeiter sind unmittelbar am Projekt auf einen Klick aufrufbar.

Grafische Auswertung Prozessverbesserungen Priorität

Praktisch: Auch die aufgewendete Arbeitszeit kann direkt am Projekt erfasst werden. Diese kann anschließend mit dem für das Projekt eingeplanten Aufwand verglichen werden. Durch solche Soll-Ist-Vergleiche für Projekte werden Engpässe und somit gleichzeitig Verbesserungspotenziale aufgedeckt.

Zur Erfolgskontrolle sind zudem weitere verschiedene Auswertungen zu offenen und geschlossenen Maßnahmen möglich, die auch auf einzelne Unternehmensbereiche oder Abteilungen bezogen werden können.

 

BITqms Maßnahmen- und Projektmanagement
Weitere Anwendungsfälle zum Thema Maßnahmen- und Prozessmanagement:

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