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Leitsystem: Zeitfenster- und Hofmanagement.

Effiziente Transportplanung und LKW-Steuerung.

BITqms Leitsystem

Mit BITqms Leitsystem kann der Warenverkehr, d.h. die Abfertigung der Transportfahrzeuge sowie die Anlieferung und Abholung von Waren, optimal gesteuert, geregelt und überwacht werden.
Eine effiziente Transportplanung und LKW-Steuerung, eine transparente Überwachung sowie die reibungslose Koordination der Fahrzeuge werden somit gewährleistet.

Auf diese Weise können Stand- und Wartezeiten sowie dadurch entstandene Kosten deutlich reduziert werden.

Leitsystem und Hofmanagement

Warum BITqms?

Symbol Ablauf Prozess

Effiziente Transportplanung.

Lieferanten und Speditionen können über ein Internetportal individuelle Zeitfenster zur Abholung oder Anlieferung von Waren reservieren. Diese werden daraufhin automatisiert per Mail bestätigt und stehen anschließend zur idealen Organisation von Personal und Ressourcen zur Verfügung.

Das Zeitfenstermanagement ermöglicht die genaue Planung und einen geregelten Ablauf für alle ankommenden Fahrzeuge. Somit werden Staus und Chaos auf dem Werksgelände vermieden.

Optimale LKW-Steuerung.

Nachdem sich ein LKW-Fahrer mit den entsprechenden Referenzen an der Pforte angemeldet hat, wird ihm ein Pager ausgehändigt und der Fahrer wartet in der Wartezone. Währenddessen werden die Informationen in einen Workflow übertragen und somit an die zuständigen Bereiche weitergeleitet, die entsprechend Bedarf und Kapazität über den Zeitpunkt der Abfertigung entscheiden.

Mittels Pager wird der Fahrer über den Zeitpunkt und Ort der Be- oder Entladung informiert.
Durch den Einsatz der Pager ist der Fahrer jederzeit erreichbar und gleichzeitig flexibel.

optimale Steuerung
Symbol Lupe 300x300

Transparente Ablaufsteuerung.

Der Verantwortliche der Leitzentrale behält jederzeit den Überblick: Laufende Warenlieferungen- und abholungen oder Verzögerungen werden per Mausklick angezeigt. Ein Ampelsystem zeigt die Planzeiten und den aktuellen Rufstatus der LKWs an.

Mitarbeitern in Wareneingang und Versand werden alle angemeldeten Fahrzeuge und drohenden Zeitfensterüberschreitungen angezeigt.
Auf Verzögerungen kann sofort korrigierend reagiert werden, indem Nachrichten per Pager versendet oder Informationen an die Mitarbeiter in den entsprechenden Bereichen weitergegeben werden.

Nachvollziehbare Auswertung.

Alle Ein- und Ausfahrten werden registriert und sind nachvollziehbar. Zuständige Bearbeiter, Fahrer, Ladezeiten und weitere Details zur Be- und Entladung können jederzeit eingesehen werden.

Zudem sind individuelle Auswertungen zum Beispiel von Stand-, Warte- und Durchlaufzeiten oder Auswertung zur Planungsqualität (Soll/Ist-Vergleich) möglich, um Verbesserungspotentiale offenzulegen.

Grafik Auswertung Auditauswertung

Um den Warenverkehr optimal planen, steuern und überwachen zu können, wurden mit BITqms aus der Praxis heraus fein abgestimmte Funktionen entwickelt:
Zeitfenster für die Be- und Entladung werden an zentraler Stelle vordefiniert und können dann für eine Vorabbuchung von Zeitfenstern verwendet werden. Dabei können die externen Lieferanten und Dienstleister die Buchungen über ein Extranet selbst vornehmen und bestimmte Zeitfenster reservieren bzw. anfragen.
Auch die eigentliche Zeitfenstersteuerung, d.h. die Abfertigung der Fahrzeuge inklusive Pagerrufen, kann mit BITqms unterstützt und gesteuert werden.

 

Optimale Planung durch Zeitfensterbuchungen.
Die Zeitfenster können für jedes Unternehmen passgenau festgelegt werden: Über die Definition von sogenannten Buchungsvarianten werden verschiedene Möglichkeiten von Buchungen mit ihren entsprechenden Kapazitäten abgebildet. Unter Verwendung der Buchungsvarianten können anschließend entsprechende Zeitfenster definiert werden.

So bleibt trotz der zentralen Definition der Zeitfenster die Flexibilität verschiedener Buchungsvarianten für unterschiedliche Be- und Entladungen vorhanden. Hinzu kommt der Vorteil der zentralen Definition: Dieselben Buchungsvarianten sind für alle Reservierungen/Buchungen und Abfertigungen einheitlich und müssen nicht jedes Mal erneut mühsam angelegt werden. Stattdessen können die vorab definierten Zeitfenster für die jeweilige Buchung mit einem Klick übernommen werden.

 Buchungsvarianten mit Schatten

 

Bei der Buchung selbst werden nach Auswahl der Buchungsvariante alle verfügbaren Zeitfenster durch die grüne Farbe aufgezeigt. Wird ein freies Zeitfenster reserviert, erhält der Lieferant nach der Bestätigung eine sofortige Information per Mail. Es ist außerdem möglich, der Buchungsansicht ein Formular anzuhängen, in dem weitere Informationen abgefragt werden können. Die Buchung der Zeitfenster kann intern sowie ebenso extern durch den Lieferanten über das Extranet erfolgen.  

Zeitfensterbuchung mit Schatten

Durch die Nutzung von Zeitfensterbuchungen wird eine ideale Kapazitäts- und Ressourcenplanung ermöglicht. Von der Zeitfenstersteuerung profitieren neben den Unternehmen selbst auch Ihre Lieferanten: Staus und Standgelder werden vermieden, Be- und Entladezeiten werden verkürzt und auch die Kommunikation zwischen Fahrern und Pfortenmitarbeitern wird erleichtert.

Gebuchte Zeitfenster abfertigen.
Die erfassten Zeitbuchungen tauchen automatisch im Leitsystem unter der Registerkarte „Buchungen“ auf. Diese Übersicht bietet einen Überblick über alle Buchungen im gewählten Zeitraum. In dieser Ansicht kann eine Reservierung auch direkt bestätigt werden. Ebenso kann die Zeitbuchung von dieser Ansicht aus direkt in eine Abfertigung umgewandelt werden (Symbol rechts unten).

Buchungen mit Schatten

Sobald der Fahrer sich anmeldet, kann die Buchung in eine Abfertigung umgewandelt werden. In diesem Schritt wird dem Fahrer ein Pager zugeordnet und weitere notwendige Informationen wie der Name des Lieferanten oder das Kennzeichen eingetragen. Zusätzlich wird ein entsprechender Workflow ausgewählt (z.B. Wareneingang).  Die Workflows sind auch im Leitsystem individuell anpassbar um spezifische Arbeitsabläufe und deren Verantwortlichkeiten sowie Planzeiten festlegen zu können. Hierdurch kann der schnelle Informationsaustausch während des Prozesses zwischen Wareneingang, Versand und Pforte gewährleistet werden.

Alle aktuellen Abfertigungen sind in der Abfertigungsübersicht zu finden. Sie gibt einen Überblick darüber, in welchem Schritt sich die jeweilige Abfertigung befindet und ob sie ihrem Zeitplan entspricht. Das Ampelsystem garantiert einen schnellen Überblick um sofort auf Verzögerungen reagieren zu können. Abgeschlossene Abfertigungen können anschließend über viele verschiedene Auswertungsmöglichkeiten zur Performance-Analyse herangezogen werden.

Abfertigungsübersicht mit Schatten

Hofmanagement und Leitsystem mit BITqms
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