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Qualitätsbezogenes Dokumenten- und Wissensmanagement.

Wissen schaffen und vermehren.

BITqms Dokumenten- und Wissensmanagement

BITqms bildet den gesamten Lebenszyklus eines normkonformen Dokuments ab: Verfassen, Prüfen, Freigeben sowie automatische Wiedervorlage zur Aktualitätsprüfung (Review).

Das individuelle Berechtigungskonzept erlaubt es, den jeweiligen Mitarbeitern die für Sie relevanten Dokumente zur Verfügung zu stellen oder zur Bearbeitung freizugeben.
BITqms erleichtert die gezielte Bereitstellung jeglicher Informationen. Unabhängig davon, ob es sich um eine neue Arbeitszeitregelung, ein neues Leitbild oder eine wichtige Mitteilung an die Mitarbeiter der Produktionsabteilung zu neuen Arbeitsschutzgesetzen handelt.

Um sicherzustellen, dass jeder die für ihn bestimmten Informationen auch tatsächlich und nachvollziehbar liest, stehen Ihnen in BITqms Lesebestätigungen für ausgewählte Gruppen oder auch für einzelne Personen zur Verfügung. So wird nachweisbar dokumentiert, welcher Mitarbeiter das entsprechende Dokument wann gelesen hat.
Dokumentation

Warum BITqms?

Symbol Diskette 300x300

Flexible Formate.

Sie planen die Einbindung bereits bestehender MS Excel- und MS Word-Dokumente in Ihr Dokumentenmanagement?
Mit BITqms stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten für Ihre Dateiverwaltung zur Verfügung.

Neben dem integrierten HTML-Editor können alle gängigen Dateiformate in BITqms eingebunden und weiterhin in ihrem zugehörigen Programm bearbeitet werden. So kann jede beteiligte Person nach wie vor mit ihren gewohnten Programmen arbeiten. Die direkte Anzeige dieser Dateien in BITqms erfolgt im PDF-Format. So können auch Mitarbeiter ohne entsprechende Lizenzen für die jeweiligen Programme diese Dateien einsehen.

Aktuelle Informationsbereitstellung.  

Dokumente werden mit BITqms zentral für alle Leseberechtigten bereitgestellt. Dabei wird immer die aktuellste Version der Dokumente angezeigt - direkt nach Freigabe einer neuen Version können Leser sogar per E-Mail über die Neuerungen benachrichtigt werden. 

Regelmäßige Aktualitätsprüfungen sorgen zudem dafür, dass veraltete Inhalte erkannt und entsprechend erneuert werden.

Auch während der Bearbeitung und Erstellung der Dokumente steht allen Bearbeitern zentral derselbe Stand zur Verfügung.

Gesicherte Aktualität
Revisionssicherheit

Revisionssicherheit.

Durch Versionierung der Dokumente wird sichergestellt, dass Änderungen an den Dokumentversionen nachvollziehbar sind. Alte Versionen werden gespeichert und können somit jederzeit in der Versionshistorie aufgerufen werden.

Außerdem stellt der Versionsvergleich Änderungen an den Versionen übersichtlich auf einen Blick dar und ermöglicht damit eine schnelle Auffassung der Änderungen und somit eine erhebliche Zeitersparnis.

Individuelle Ausdrucke.

Der Ausdruck der Dokumente oder ganzer Dokumentationen erfolgt mittels individuell definierbarer Druckvorlagen. Das Layout der Ausdrucke kann völlig frei gestaltet werden. Auch die Inhalte der Ausdrucke wie Druckkopf, Rahmendaten oder Freigabeinformationen legen Sie selbst fest.

Die zentrale Verwaltung der Druckvorlagen in BITqms ermöglicht es, die Vorlagen für das Layout unabhängig von den Dokumenten zu speichern und übergreifend zu bearbeiten. So können sich die Bearbeiter bei der Erstellung der Dokumente auf das Wesentliche konzentrieren: den Inhalt. 

Besonders praktisch:
Das gewünschte Layout kann für jedes Dokument bzw. jede Verknüpfung oder übergreifend für ganze Kapitel und Dokumentationen vorgegeben werden.
Über die Hinterlegung entsprechender Verknüpfungen ist es beispielsweise auch möglich, ein und dasselbe Dokument mit verschiedenen Layout-Vorlagen zu drucken, bspw. im Drucklayout der verschiedenen Standorte.

Individuelle Ausdrucke

Gelebte Dokumentenlenkung.

Die Software BITqms ermöglicht eine umfangreiche und unkomplizierte Kommunikation rund um ein Dokument und dessen Bearbeitungsstatus. BITqms unterstützt zielgerichtet die Dokumentenlenkung und den Bearbeitungsprozess durch Kommentare, Feedbackmöglichkeiten, geordnete Bearbeitungsabläufe, E-Mail-Benachrichtigungen für die Bearbeiter. Änderungen werden in BITqms durch neue Dokumentversionen abgebildet - diese können von den Lesern erst dann eingesehen werden, wenn der Prüf- und Freigabeprozess abgeschlossen wurde.

Aber auch die Verteilung und Nutzung der Dokumente wird durch Lesebestätigungen, Benachrichtigungen bei Aktualisierungen und Änderungen für alle Leser. Dabei bleibt alles nachvollziehbar: Änderungshistorien und Versionsvergleiche sowie Kommunikationsverläufe in Form von Kommentaren und Workflowbenachrichtigungen sind jederzeit für alle Berechtigten einsehbar.

Kommunikation vereinfachen.
Egal, ob direkt am Dokument oder im laufenden Freigabeprozess: Kommentare mit Anmerkungen zu den Dokumenten können in BITqms an allen relevanten Stellen hinterlegt werden.
Dabei kann sogar differenziert werden, ob der Kommentar für andere ebenfalls einsehbar ist: Private Anmerkungen oder Kommentare, die nur die zuständigen Bearbeiter im Freigabeprozess einsehen können, sind ebenso möglich wie öffentliche Kommentare, die für alle Leser zugänglich sind.

 

Vielfältige Möglichkeiten zur Kommunikation während der Dokumentenlenkung - zentral und nachvollziehbar


Zeit einsparen.

Wichtige Informationen und Anmerkungen zum Dokumenteninhalt, Ergänzungswünsche oder Korrekturvorschläge können so jederzeit für ein Dokument vorgenommen werden. Im laufenden Freigabeprozess können Kommentare dazu genutzt werden, Rückfragen zu stellen.
Dabei gilt: Wird ein Kommentar für ein Dokument hinterlegt, wird der zuständige Verfasser des Dokuments per E-Mail informiert. Den erhaltenen Kommentar kann er dann beantworten - und so aktiv in einen Dialog treten. Der gesamte Kommunikationsverlauf wird direkt am Dokument hinterlegt und ist jederzeit unter "Kommentare" einsehbar. Auch der Status des Kommentars kann hier eingesehen werden - bereits beantwortete und umgesetzte Kommentare werden entsprechend markiert.

Kommentare ermöglichen aktive Dialoge und zeitnahes Feedback - dabei erfolgt die Kommunikation automatisiert-


Automatisierte Kommunikation während des Freigabeprozesses.

Beim Abschluss einer Aufgabe im Freigabeprozess kann der zuständige Bearbeiter einen Kommentar für den nachfolgenden Bearbeiter hinterlegen und so Hinweise, Anmerkungen, Erläuterungen und Rückfragen übermitteln. Der nächste Bearbeiter bekommt diesen Kommentar direkt in der E-Mail-Benachrichtigung über die anstehende Aufgabe mit angezeigt.

Ebenso kann die Weitergabe an den nächsten Bearbeiter verweigert werden und ein Hinweis für die erneute Bearbeitung angegeben werden. Sollte der nächste Bearbeiter Probleme festgestellt habe, kann die Bearbeitung mit einem hilfreichen Feedback an den vorherigen Bearbeiter zurück gegeben werden. Somit entsteht ein Dialog zwischen den Bearbeitern und Bearbeitungsschritten eines Dokumentes.
Alle erfolgten Bearbeitungsschritte sowie Anmerkungen und Hinweise können jederzeit in der Freigabehistorie eingesehen werden.

 

Freigabehistorie - aktive Dialoge während dem Freigabeprozess Kopie

 

Integration und Beteiligung aller Verantwortlichen. 
Durch die flexiblen Freigabeprozesse kann mit BITqms jeder Verantwortliche in den Erstellungsprozess integriert werden - egal ob im Erstellen, Prüfen oder Freigeben der Dokumenteninhalte. Über Workflow-Mitteilungen und Kommentare können die Verantwortlichen dabei miteinander kommunizieren, zeitnah Feedback und Anregungen geben uns so gemeinsam den Erstellungsprozess voranbringen.

Dabei kann jede Person mit den ihr bekannten Werkzeugen wie Microsoft Word, Excel, PowerPoint arbeiten. Zudem stehen Visio-Unterstützung, der HTML-Editor und ein Diagramm-Editor zur Verfügung.

BITqms Dokumenten- und Wissensmanagement

Die Besonderheit:

Mit BITqms2Go Doku jederzeit Offline-Zugriff auf alle Dokumente.


Das Zusatzmodul BITqms2Go Doku ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeitsanweisungen und Checklisten direkt auf dem Tablet oder Smartphone abzurufen - auch ohne bestehende Internetverbindung. 

Hierfür werden die Dokumente initial auf Ihr Tablet oder Smartphone übertragen und können dann über die App BITqms2Go Doku aufgerufen werden. Auch hier erfolgt die Navigation wie gewohnt über die Dokumentationsstruktur und bietet somit eine intuitive Bedienbarkeit.

Mit BITqms2Go Doku jederzeit Offline-Zugriff auf alle Dokumente.
So haben Sie alle Dokumente immer griffbereit und können die Informationen genau dort nutzen, wo sie sie auch benötigen: Vor Ort auf dem Werksgelände, in der Produktion, etc.

Eine Aktualisierung der Dokumentationen kann immer bei bestehender Internetverbindung durchgeführt werden. Dabei werden alle Änderungen an den Dokumenten in BITqms2Go übertragen.
BITqms Dokumenten- und Wissensmanagement
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