This is a different Text This is a different Text This is a different Text

Auditmanagement.

Analyse mit System.

BITqms Auditmanagement
BITqms unterstützt alle Phasen eines erfolgreichen Auditmanagements: Von der strukturierten Jahresplanung über die Durchführung der Audits bis hin zu einer systematischen Auswertung und Nutzung der Auditergebnisse sowie der Planung notwendiger Nachaudits oder notwendiger Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen.


So ermöglicht BITqms eine strukturierte Prüfung und Bewertung von Prozessen, Verfahren, Systemen und Produkten.

Dabei übernimmt BITqms die gesamte Arbeitsorganisation und Kommunikation: Alle erforderlichen Daten werden direkt am Vorgang des Audits hinterlegt und können durch alle zuständigen Bearbeiter und Verantwortlichen eingesehen werden. Die Auditplanung und -Durchführung selbst wird durch frei definierbare Workflows (Prozessabläufe) gesteuert.

Zuständige Bearbeiter werden rechtzeitig über anstehende Aufgaben informiert und bei Bedarf erinnert.

Auditmanagement

Warum BITqms?

Kalender

Strategische Auditplanung.
BITqms ermöglicht die flexible Auditplanung von manuellen sowie periodischen Audits.

Eine regelbasierte Auditplanung nach individuell definierbaren Regeln ist mit BITqms ebenso möglich wie eine gezielte Terminplanung für die jeweiligen Auditoren oder das unkomplizierte Erstellen von Jahresplänen für Audits.

Vorangegangene Auditergebnisse werden bei der regelbasierten Auditplanung automatisch berücksichtigt: So können bspw. erneute Ausführungen für Audits mit bestimmten Bewertungen geplant werden.

Einheitliche Vorgehensweise.
Die Fragenkataloge, die den Audits zugrunde liegen, können zentral definiert werden. Für jede Auditdurchführung können dann die passenden Fragen aus den Fragenkatalogen ausgewählt werden.

Auditfragen, Antwortmöglichkeiten und Feststellungen werden vorab definiert. Eine vorgegebene Liste an möglichen Feststellungen und Abweichungen dient als Orientierungshilfe während des Audits.
So wird der Fokus bei jeder Auditdurchführung auf alle wichtigen Aspekte gelegt - unabhängig von wechselnden Auditoren. Dies dient der Standardisierung sowie der Sicherstellung, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden.
Tasklist Aufgabenliste Formular
Tablet-PC
Mobile Durchführung.
Die Auditdurchführung kann mit dem mobilen Tablet-Client BITqms2Go erfolgen. Der Vorteil: Die Erkenntnisse können direkt vor Ort erfasst und durch Bild- oder Sprachnotizen ergänzt werden.

Dabei ist nicht mal eine bestehende Internetverbindung erforderlich: Die Durchführung des Audits kann auch offline erfolgen, die Daten werden dann anschließend mit BITqms synchronisiert und stehen für die Auswertung zentral zur Verfügung. Somit ist zu einem späteren Zeitpunkt keine manuelle Übertragung der erfassten Daten mehr notwendig. 

Systematische Analyse.

BITqms wertet die Audits automatisch nach vorab individuell festgelegten Bewertungskriterien aus. Durch die Standardisierung der Audits wird eine Vergleich verschiedener Standorte, Abteilungen, etc. ermöglicht.

Mit verschiedenen Auswertungsfunktionen werden Verbesserungspotenziale und Handlungsbedarf systematisch abgeleitet. Trendanalysen und Benchmarking sowie die Erstellung individueller Auditberichte können auf Knopfdruck ausgeführt werden.

Passende Präventions- oder Korrekturmaßnahmen werden basierend auf den Auditergebnissen automatisch vorgeschlagen und können per Klick initiiert werden.

Grafik Auswertung Auditauswertung

Die strukturierte Auditplanung stellt einen wesentlichen Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung im Qualitätsmanagement dar.

Je nach Bereich wird bei einem Audit entweder der Ist-Zustand analysiert oder ein Vergleich des ursprünglichen Soll-Zustands mit den tatsächlich erreichten Zielen ermittelt. Hierbei muss das Auditmanagement sicherstellen, dass die Anforderungen verschiedener Normen und Regelwerke (beispielsweise bezüglich Arbeitssicherheit, Qualität oder Ressourcen) erfüllt werden.

  • Audit gezielt planen.
  • Schwerpunkte setzen.
  • Verbesserungspotentiale erkennen.
  • Maßnahmen ableiten.

Damit das Auditmanagement aber nicht erheblichen Mehraufwand mit sich bringt, gibt es ein paar Punkte, die bei der Auditplanung und auch - Durchführung beachtet werden sollten:

Auditplanung.


Wie wird festgelegt, welche Auditdurchführungen in welchem Turnus wiederholt werden? Welche Unternehmensbereiche und Themen werden häufiger als andere auditiert? Welche vorangegangenen Ergebnisse werden besonders berücksichtigt?

Eine zentrale und übersichtliche Auditplanung ist daher von großer Wichtigkeit. Werden Audits regelmäßig wiederholt, kann der Pflegeaufwand durch eine strategisch sinnvolle Auditplanung deutlich reduziert werden.

Besonders hervorzuheben ist hierbei die regelbasierte Auditplanung basierend auf Ergebnissen der vorangegangenen Auditdurchführung. Mit BITqms können erneute Auditdurchführungen beispielsweise automatisch geplant werden, wenn bei einem internen Audit weniger als 50% der Punkte erreicht wurden. Oder es kann festgelegt werden, dass ein bestimmtes Audit mindestens alle drei Jahre stattfinden muss.

Die Regeln, nach denen die Auditdurchführungen geplant werden, können dabei individuell definiert werden. So wird der Aufwand für die Auditplanung deutlich reduziert und gleichzeitig sichergestellt, dass Audits unter bestimmten Kriterien erneut durchgeführt werden.
Die Auditplanung kann hierbei manuell (durch den Benutzer nach vorgegebenem Plan) oder automatisch, nach Prioritäten unterteilt, erfolgen.

halbjährliche Auditplanung der Baumgartenkliniken

Koordination und Kommunikation.

Wie erfolgt die Koordination der Abläufe? Wie werden Kommunikation und Informationsweitergabe zwischen den Bearbeitern und Verantwortlichen sichergestellt?

Die systematische Arbeitsorganisation aller Auditphasen sowie die Sicherstellung reibungsloser Kommunikation kann unkompliziert durch die Software BITqms erfolgen.

Termine, Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Dokumente, Fragen und Ergebnisse werden zu einem Audit hinterlegt und der Auditablauf durch frei definierbare Workflows gesteuert. Klare Strukturen bewirken, dass alle wichtigen Informationen den zuständigen Personen und Abteilungen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen und die Verantwortlichen bei Verzögerungen oder Ergebnisabweichungen sofort automatisch benachrichtigt werden.

Von entscheidender Wichtigkeit für ein erfolgreiches Auditmanagement ist zudem die interne Kommunikation. Nur so kann transparent bleiben, welche Resultate ein Audit gebracht hat und wie daraus erfolgte Maßnahmen in den Arbeitsalltag integriert werden können.

Workflow zur Abarbeitung des Audits

BITqms hilft dabei, den Informationsfluss zu fördern und Reibungsverluste zu minimieren - während der Auditdurchführung gewonnene Erkenntnisse stehen allen Verantwortlichen zentral am Vorgang zur Verfügung, resultierende Maßnahmen werden transparent kommuniziert und deren Abarbeitung über verschiedene Übersichtslisten und Berichte überwacht. So können nicht nur Auditergebnisse sinnvoll genutzt, sondern auch interner Widerstand gegenüber Audits abgebaut werden.

Wichtiger Faktor: Vergleichbarkeit der Auditergebnisse.

Wie kann auch bei verschiedenen Bearbeitern und Auditoren die Vergleichbarkeit der Ergebnisse gewährleistet werden?

Auditfragen, Antwortmöglichkeiten, Feststellungen und Korrekturmaßnahmen können mit BITqms vorab zentral vordefiniert werden. Während der Auditdurchführung werden dann die passenden Antwortmöglichkeiten und zutrefffenden Feststellungen ausgewählt.

So wird auch bei verschiedenen Bearbeitern eine Vergleichbarkeit der Ergebnisse gewährleistet.

Detailliert und zeitsparend: Die mobile Datenerfassung.

Wie kann bei der Auditdurchführung Zeit eingespart werden und trotzdem eine detaillierte Dokumentation der Erkenntnisse erfolgen?
 
Die Prüfung und Bewertung der Auditfragen erfolgt über BITqms2Go mobil direkt vor Ort. Die Beantwortung des Fragenkatalogs kann mit BITqms völlig standortunabhängig erfolgen.

Der Vorteil: Die Ergebnisse der Audits können mit wenigen Klicks jederzeit überall dokumentiert und um Bild- oder Sprachaufnahmen ergänzt werden. So kann eine detailgetreue Dokumentation erfolgen und dennoch Bearbeitungszeit eingespart werden. Ausführliche Beschreibungen werden unkompliziert mit einer Sprachnachricht aufgezeichnet, statt mühsam eingegeben - oder durch eine aussagekräftige Bildaufnahme ersetzt.

 Das Highlight: Zudem kann BITqms2Go offline betrieben werden. Gerade in Produktionsstätten und abgelegenen oder sicherheitsrelevanten Bereichen steht eine Internetverbindung nicht immer zur Verfügung. Mit BITqms2Go haben Sie mit diesen externen Eventualitäten nicht zu kämpfen.

Hygienebegehungen mit BITqms

Die Synchronisation der Daten mit BITqms erfolgt im Anschluss an eine erneute Internetverbindung automatisch, sodass ein manuelles Nachtragen der Ergebnisse entfällt.

Praktisch: Alle relevanten Informationen stehen dem Auditor in Form von Mitgeltenden Unterlagen direkt am Prozess zur Verfügung (Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Hintergrundinformationen, etc.).

mitgeltende Unterlagen an Maßnahmen, Audits etc. und in der mobilen Version

Effiziente Nutzung der Auditergebnisse.

Wie kann ich gewährleisten, dass die Auditergebnisse systematisch ausgewertet und Verbesserungspotenziale zeitnah umgesetzt werden? Wie können Bereiche mit besonderem Handlungsbedarf unkompliziert identifiziert werden?

In Abhängigkeit der Auditergebnisse werden entsprechende Verbesserungsmaßnahmen vom System vorgeschlagen. Diese können durch den zuständigen Bearbeiter auf Knopfdruck angestoßen werden, so wird auch bei verschiedenen Auditoren und Bearbeitern eine einheitliche Vorgehensweise gewährleistet und Verbesserungspotentiale werden umgehend genutzt.


Der Auditbericht kann nach Beenden der Auditdurchführung auf Knopfdruck erstellt werden. Außerdem stehen verschiedene Berichte (Trendauswertung, Benchmark etc.) für die weitere Analyse der Auditergebnisse zur Verfügung.

Maßgeschneidert für Ihr Unternehmen.

Bedeutet die Nutzung einer Software aber nicht automatisch, dass wir unsere Unternehmensprozesse an die Standardprozesse und Vorgaben der Software anpassen müssen?

Nicht mit BITqms: Arbeitsabläufe (Workflows) können ganz individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten werden.  Egal ob parallele oder nacheinander geschaltete Bearbeitungsvorgänge, die Weitergabe benötigter Zusatzinformationen oder ein speziell gestalteter Auditbericht - mit BITqms ist all das kein Problem.
Die Software passt sich dank flexibel definierbarer Abläufe, individuell gestaltbarer Berichte und der Definition von benutzerdefinierten Feldern jeder Unternehmensanforderung an.

Auditauswertung und flexibler Workflow

Auditmanagement mit BITqms.

  • Zentrale Auditplanung und -durchführung.
  • Bei Ergebnisabweichungen automatische Maßnahmeneinleitung.
  • Zuverlässige Kontrolle der abgeleiteten Maßnahmen (Wirksamkeitsprüfung). 
  • Nutzensteigerung und Kosteneinsparung durch systematisches, durchgängiges Auditmanagement. 
  • Reduzierter Pflegeaufwand bei periodischer Durchführung von Audits.
  • Verbesserte Information und Vermeidung interner Reibungsverluste durch automatisierte Kommunikation. 
BITqms Auditmanagement
Bitworks Logo


BITWORKS EDV-Dienstleistungs-GmbH

Firmensitz
Dörrwiesenweg 23
64823 Groß-Umstadt

Hauptgeschäftsstelle
Wittichstraße 7
64295 Darmstadt

Kontakt

+49 (0) 6078 780 59-0
Fax +49 (0) 6078 780 59-23

info@bitworks.net
www.bitworks.net

Wir setzen auf diesem Webauftritt Cookies ein, um diese Webseite bestmöglich an Ihre Bedürfnisse anzupassen sowie unsere Serviceleistungen zu verbessern.
Die weitere Nutzung der Webseite wird als Zustimmung zu unseren Regelungen über Cookies verstanden.
 OK!