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Identifikation von Risiken.

Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Risikomanagement: Risikoidentifikation.

Um einen systematischen Risikomanagementprozess anzustoßen, bedarf es zunächst einer umfassenden Bestandsaufnahme aller existierenden Risiken.

Zur Einleitung dieser ersten Phase können verschiedene Instrumente der empirischen Analyse zum Einsatz kommen. Im Folgenden werden anonymisierte Meldungen über das CIRS (Critical Incident Reporting System), Risiko-Audits sowie der Eingang von Patientenbeschwerden als Initialereignisse zur Identifikation von Unternehmensrisiken in der Gesundheitsbranche genauer betrachtet.
Aktive Steuerung ist in einer Hochrisikoorganisation nur dann möglich, wenn Meldungen über kritische Vorkommnisse und Beschwerden von Beginn an effizient gelenkt und behandelt werden
Möglichkeiten der Risikoidentifikation mit BITqms
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CIRS - Beinahe-Fehler als erste Risikoindikatoren.

Ziel eines Fehlermeldesystems wie des CIRS ist es, durch die Dokumentation bereits vorhandener Ereignisse zur Identifikation von möglichen zukünftigen Risiken für das Unternehmen beizutragen und somit die Rolle eines Frühwarnsystems zu übernehmen.
Mithilfe von BITqms kann bei Eingang eines CIRS Meldeformulars automatisch eine entsprechende Prozessinitiierung zur Bearbeitung der CIRS-Meldung gestartet werden und der systematische Umgang mit kritischen Vorkommnissen im Klinikalltag unterstützt werden.

Beispielhaft wäre folgendes Meldeschema denkbar: 

Schema einer CIRS-Meldung

Standardisierter Bearbeitungsprozess für CIRS-Meldungen.

Mit BITqms kann ein solcher Prozess einfach und völlig individuell definiert und problemlos umgesetzt werden. Dies gewährleistet, dass Standards eingehalten werden und keine entscheidenden Indikatoren für Risiken übergangen werden.
Denn: Die Kenntnisnahme und Analyse vieler kaum sichtbarer, aber zahlenmäßig sehr häufiger Fehlervorstufen kann essentiell für die Vermeidung von tatsächlichen Fehlern und Komplikationen sein.
Mit BITqms CIRS Meldeformulare erstellen

Mithilfe von Umlaufbelegen wird die CIRS Meldung systematisch ausgewertet und analysiert.
Sofort- bzw. Verbesserungsmaßnahmen zur Risikoprävention werden basierend auf den Angaben in den Umlaufbelegen automatisiert angestoßen.

CIRS Systematische Analyse der Meldung

Graphische Auswertungen auf Knopfdruck.

Verschiedene Listenansichten und Auswertungen dienen der aussagekräftigen Visualisierung der Verteilung über die angegebenen Antworten in der eingegangenen CIRS Meldungen.
So lassen sich bereits erste Rückschlüsse über die am meisten von kritischen Vorfällen betroffenen Klinikbereiche und -abteilungen, das Ausmaß des entstandenen Schadens, die Verteilung der Eintrittswahrscheinlichkeit, etc. treffen.

CIRS grafische Auswertung

Integration in das Risikomanagement.

CIRS Meldungen können zudem an das Risikomanagement übergeben werden.
Hier können der CIRS Meldung passende vorhandene Risiken zugeordnet oder neue Risiken angelegt werden. Dabei wird die Meldung mit dem passenden Risiko verknüpft.
So bleibt der gesamte Prozess der Risikobewertung transparent, die CIRS-Meldung ist mit der daraus resultierenden Risikobewertung verknüpft und kann jederzeit eingesehen werden, um weitere Informationen bezüglich des Risikos zu erhalten.

CIRS Risikomanagement Auswertung inkl Herkunft
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Patientenbeschwerden - wertvolle Hinweise für Verbesserungen.

Beschwerden von Patienten können wertvolle Hinweise zur Verbesserung der Organisation leisten und ferner als ein weiteres Indiz zur Risikofrüherkennung genutzt werden. Wird der Erfahrungshorizont auf Patienten ausgeweitet, können Missstände, Sicherheitslücken und potentielle Fehlermöglichkeiten aufgedeckt und sofort adäquate Präventionsmaßnahmen eingeleitet werden.
Beispielhaft wäre folgendes Meldeschema denkbar: 

Beschwerdemanagement mit BITqms

Flexible Erhebung.

BITqms bietet die Möglichkeit, Meldeformulare mittels Eingabefeldern, Antwortmöglichkeiten etc. völlig individuell zu gestalten.

Das Ausfüllen der Meldeformulare kann dabei entweder elektronisch, bspw. über ein Patientenportal, oder in Papierform erfolgen. Händisch ausgefüllte Formulare können unkompliziert mittels OCR-Erkennung eingelesen und in BITqms weiterverarbeitet werden.

Klinik Patientenportal - Feedbackbogen - Beschwerdemanagement

Strukturierte Abarbeitung.

Beim Ausfüllen des Feedback- oder Beschwerdeformulars (bzw. beim Einlesen mittels OCR) kann dabei automatisch der passende Bearbeitungsprozess gestartet werden.

So kann der Meldung beispielsweise zunächst ein Verantwortungsträger zugewiesen werden, eine Stellungnahme zu dem Vorfall kann anhand eines Umlaufsbelegs abgegeben werden und eine anschließende Bewertung der Beschwerde mit Entscheidung bezüglich einer Übernahme ins Risikomanagement kann durchgeführt werden.

Nur wenn ein solches Vorgehen strukturiert abgebildet wird, hat eine Hochrisikoorganisation wie eine Klinik die Chance, aus Fehlern zu lernen und nachhaltige Optimierungen zu realisieren.

Äquivalent zu den Erläuterungen im Zusammenhang mit CIRS Formularen können auch bei Beschwerdemeldungen entsprechende Verknüpfungen an den u.U. daraus resultierenden Risiken hinterlegt werden und damit eine aktive Einbindung von Patientenfeedback in den Risikomanagementprozess gewährleistet werden.
Beschwerdemanagement - Workflow Beschwerdebearbeitung
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Risikoaudits - Identifikation von Schwachstellen.

Eine Alternative zur händischen Identifikation interner Risiken bietet die Durchführung von Audits mit BITqms. Wird anhand eines Fragenkatalogs ein Abgleich mit definierten Anforderungen vorgenommen, lassen sich anhand der Resultate und Beurteilungen Schwachstellen der Organisation herausstellen.

Auch hier liegt es nahe, eine Integration in das Risikomanagement zu forcieren, um eine effiziente Prävention von Fehlern und Komplikationen im Klinikalltag zu erzielen.

Risikoaudits  und Ableitung von Risiken
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So können Risiken in BITqms aus vielen verschiedenen Quellen stammen.

Neben Risiken aus CIRS, Patientenbeschwerden und Risikoaudits können Risiken auch aus anderen Anwendungsfällen im Klinikbereich wie Schadensfälle und viele weitere abgeleitet werden.

Dennoch bleibt alles übersichtlich und nachvollziehbar: Entsprechende Auswertungen geben Aufschluss darüber, welche Herkunft die einzelnen Risiken haben.
Herkunft Risiken - Risikoaudits Beschwerden CIRS
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