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CIRS inkl. Risikomanagement.
Risikomanagement inkl. CIRS als Instrument zur Qualitätssicherung.

Unter einem CIRS (Critical Incident Reporting System) versteht man ein System zur anonymisierten Berichterstattung zu kritischen Ereignissen aus der Praxis des Gesundheitswesens.
Die CIRS-Fallmeldungen erfolgen anonym und strukturiert über ein elektronisches Erfassungsformular im Internet oder Intranet und beinhalten neben kritischen Vorfällen und Beinahe-Schäden auch mögliche Verbesserungs- und Lösungsvorschläge. Ferner können auch potentielle Ursachen wie persönliche Faktoren, System- oder Teamfaktoren angegeben werden.

Experten des CIRS (z.B. Fachärzte) analysieren die Vorkommnisse anschließend und können ihrerseits Maßnahmen ableiten. Anschließend wird das kritische Ereignis im CIRS-Portal veröffentlicht, um anderen Mitarbeitern (Ärzte, Pfleger, Sanitäter, etc.) die Chance zu geben, aus den Fehlern und Ereignissen zu lernen.
CIRS als Instrument zur Qualitätssicherung
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Oberstes Ziel eines Risikomanagements inklusive CIRS ist es, Handlungsgrundlagen für systematische Verbesserungen aufzuzeigen. Können Häufungen einzelner Meldungen zu einem speziellen Themenbereich (beispielsweise Medikationsfehler) zugeordnet werden, kann dies die Basis für eine systematische Analyse des jeweiligen Bereichs der Einrichtung und dem Ableiten von Präventionsstrategien darstellen.
Darüber hinaus geben kritische Ereignisse oft Hinweise darauf, wie sich  Unfälle tatsächlich entwickeln und ermöglichen daher rechtzeitig präventive Maßnahmen. Des Weiteren bilden sie eine breite Datenbasis für das Sicherheitsmanagement und dienen als Risikofrühwarnsystem.


Folgendes Schema zur Bearbeitung einer CIRS-Meldung wäre denkbar
CIRS Prozess

Durch eine entsprechende Analyse von Fehlern und kritischen Situationen in der Vergangenheit können Risiken in der Zukunft vorab erkannt und frühzeitig beseitigt werden. Sicherheitsprobleme, Behandlungsfehler und Imageschäden, aber auch drohende strafrechtliche Verfahren können durch eine systematische Auswertung mit CIRS vermieden werden. BITqms ermöglicht eine ganzheitliche Abbildung und Unterstützung des CIRS-Prozesses.

Doch wie können Risikomanagement, Reporting von Beinahe-Fehlern und letztendlich auch die Umsetzung der resultierenden Verbesserungsvorschläge praxistauglich im Klinikalltag umgesetzt werden? Wie kann das Klinikpersonal zum Melden von Fehlern und kritischen Situationen angehalten werden?

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Eingang einer CIRS Meldung durch anonyme Meldeformulare.

Mit BITqms können die Meldeformulare mittels Eingabefeldern, Antwortmöglichkeiten, etc. völlig individuell gestaltet werden. Eine Vielzahl verschiedener Formularelemente steht für die Gestaltung der Meldeformulare bereit. Somit können alle relevanten Informationen wie bspw. Patientenangaben, Folgen, entstandener Schaden, aber auch klinikspezifische Aspekte problemlos abgefragt werden.
Auch die Definition bestimmter Pflichtfelder oder die anonyme Formularabgabe sind mit BITqms kein Problem. Somit müssen Mitarbeiter keine Konsequenzen fürchten, wenn sie einen Fehler oder eine kritische Situation melden

Ausblick: Erfassung von CIRS-Meldungen über Portallösung möglich.

Über ein Mitarbeiterportal kann das CIRS-Meldeformular den Mitarbeitern unkompliziert zugänglich gemacht werden.
Hier werden den Mitarbeitern mit wenigen Klicks alle für sie wichtigen Informationen übersichtlich zusammengestellt.
Extranet Mitarbeiterportal CIRS Meldeformular
Sobald eine CIRS Meldung eingegangen ist, wird in BITqms sofort ein entsprechender Bearbeitungsprozess (Workflow) angestoßen, wobei die verantwortlichen Mitarbeiter automatisch per E-Mail informiert werden. So gerät keine Meldung in Vergessenheit, die Bearbeitung wird automatisch gestartet. Der Workflow kann hierbei ebenfalls frei definiert werden.
Mit BITqms CIRS Meldeformulare erstellen
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Bearbeitungsstatus der CIRS Meldung im Blick behalten

Vor allem für den Erfasser einer CIRS Meldung ist es interessant zu wissen, wie weit der Bearbeitungsstatus bereits voran geschritten ist. Mithilfe einer Trackingnummer, die der Erfasser nach dem Abschicken der Meldung angezeigt bekommt, kann dieser wichtige Informationen über die Meldung einsehen.

Durch eine zufällige Nummer, ist es nur für den Erfasser möglich, sich über den Status der Meldung zu erkundigen und dabei auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Beispiel für Trackingnummern
Trackingsuche mit BITqms
Praktisch: Die Meldung kann per Knopfdruck direkt aus BITqms gedruckt werden.
Das Drucklayout kann vorab individuell definiert und für den Druck hinterlegt werden, sodass alle für Ihre Organisation wichtigen Informationen im Druck enthalten sind. Auch die Trackingnummer kann in das gedruckte Dokument hinzugefügt werden, damit der Erfasser alle Informationen zusammen hat.

Obwohl CIRS Meldungen anonym erfasst werden, kann es vorkommen, dass der Bearbeiter dringende Fragen oder wichtige Informationen für den Erfasser hat. Damit eine Kommunikation möglich wird und trotzdem die Identität des Erfasser geschützt wird, kann die Kommunikation in BITqms über die Trackingnummer erfolgen. Über diese kann der Erfasser den Status seiner Meldung erfragen. Gleichzeitig kann der Bearbeiter der CIRS-Meldung dem Erfasser über diese Trackingnummer wichtige Informationen zukommen lassen und Rückfragen stellen.
Über die Trackingnummer kann der Erfasser wiederum unkompliziert antworten, ohne seine Identiät preisgeben zu müssen - dank der Trackingnummer können die Antworten der zugehörigen CIRS-Meldung dennoch zugeordnet werden.

Antwortet der Erfasser über die Trackingnummer auf die Fragen, wird der aktuelle Bearbeiter automatisch per E-Mail auf die neuen Informationen hingewiesen.
Information an den Erfasser mit Antwort
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Systematische Analyse kritischer Ereignisse.

Um der Sorgfaltspflicht nachzukommen und Möglichkeiten der Optimierung umfassend zu nutzen, muss die CIRS Meldung systematisch ausgewertet und analysiert werden. Auch hier unterstützt BITqms mit individuell definierbaren Prozessinitiierungen, also dem Anstoßen weiterer Bearbeitungsprozesse, Vorbeugungsmaßnahmen, etc. sowie der Definition von Formularen zur strukturierten Auswertung. Auswertungsformulare können bei Bedarf mit einer Punktebewertung hinterlegt und anhand einem vordefinierten Bewertungsschemas automatisch ausgewertet werden.

Nur mithilfe einer detaillierten Auseinandersetzung mit den Angaben im Meldeformular kann ein potentieller Schaden oder ein wiederholtes Vorkommen eines Fehlers nachhaltig vermieden werden.

CIRS Systematische Analyse der Meldung
Alle benötigen Informationen im Blick.

Mithilfe der flexibel definierbaren Bewertungsformulare und Umlaufbelege können alle relevanten Informationen für die Analyse und Bewertung der CIRS-Meldung erfasst und später für die Auswertung wiederverwendet werden.
Sowohl Listenansichten als auch grafische Auswertungen können basierend auf den so erfassten Informationen im Handumdrehen erstellt werden.
So haben Sie genau die Informationen, die Sie in Ihrer Organisation benötigen, erheben und zielgruppengerecht aufbereiten sowie auswerten.
Listenansicht CIRS Meldungen Bearbeitungsprozesse im Überblick mit grafischen Auswertungen
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Risikobewertung.

BITqms ermöglicht die regelmäßige und systematische Bewertung von Unternehmensrisiken als zentralen Aspekt des Qualitätsmanagements. Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß von kritischen Vorfällen können hierbei auf Grundlage von individuell definierbaren Formularen analysiert und bewertet werden. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Sachverhalte in die Risikobewertung mit einbezogen werden können. Ferner erleichtert es die Anordnung der Risiken in einer Risikomatrix, den Überblick über die aktuelle Situation zu behalten.
Risikomatrix inkl. Übersichtsliste - Überblick über alle Risiken
Konkret kann eine CIRS-Meldung in BITqms über den Workflow einer Risikobewertung unterzogen werden. Das Formular, das dieser Risikobewertung zugrunde liegt, kann dabei völlig frei definiert werden. Auch das automatische Anstoßen entsprechender Korrektur- und Präventionsmaßnahmen durch bestimmte Formulareingaben ist problemlos möglich. Ohne großen Zeitaufwand gelingt es mit BITqms, den entsprechenden Mitarbeitern alle relevanten Informationen zu einem kritischen Ereignis zu vermitteln.

Im Anschluss können der Meldung passende vorhandene Risiken zugeordnet oder neue Risiken angelegt werden. So bleibt der gesamte Prozess der Risikobewertung transparent, die CIRS-Meldung ist mit der daraus resultierenden Risikobewertung verknüpft und kann jederzeit eingesehen werden, um weitere Informationen bezüglich des Risikos zu erhalten.
CIRS Auswertungen mit BITqms

Ferner erleichtert die Sofware mit der Anordnung der Risiken in einer Risikomatrix, den Überblick über die aktuelle Situation zu behalten.
Den Mitarbeitern des Krankenhauses bzw. der Hochrisiko-Organisation können somit alle relevanten Informationen auf eingängige Art und Weise vermittelt werden.

Aus der Risikobewertung heraus können Präventiv- oder Korrekturmaßnahmen mit anschließender Wirksamkeitsprüfung eingeleitet werden, um Optimierungspotentiale struktureller oder organisatorischer Art im Unternehmen zu realisieren.

BITqms bietet die Möglichkeit, aus der Bewertung und Analyse eines Risikos heraus direkt Maßnahmen zu initiieren. Sobald ein kritischer Vorfall gemeldet wird, kann in BITqms sofort ein sich daraus ergebendes Risiko angelegen und entsprechende Präventivmaßnahmen (inkl. darauf folgender Wirksamkeitsprüfung) getroffen werden, um einem tatsächlichen Unfall rechtzeitig vorzubeugen.

Auf Basis der Risikobewertung schlägt BITqms außerdem entsprechende Korrektur- und Präventionsmaßnahmen vor. Diese können durch den zuständigen Bearbeiter auf Knopfdruck angestoßen werden. Somit wird gewährleistet, dass Verbesserungspotenziale zeitnah und effizient ausgeschöpft und Risiken minimiert werden.

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