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Ideenmanagement.

Ideen als wertvoller Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung.

Der Erfolg eines Unternehmens basiert auf seinen Mitarbeitern. Mitarbeiter kennen die Prozesse eines Unternehmens nicht nur, sie führen diese tagtäglich aus und leben sie. Ebenso gestaltet es sich mit den Produkten: Wer, wenn nicht die Mitarbeiter, die sie konzipieren, produzieren, bewerben oder damit arbeiten, kennen die Produkte am besten? Dass Mitarbeiter ihre Prozess- und Produktkenntnisse verwenden, um Verbesserungspotenziale und Ideen für Neuerungen einzubringen, ist daher für Unternehmen mehr als wünschenswert. Und für Mitarbeiter umgekehrt ist es ebenso positiv, wenn sie sich aktiv an der Prozess- und Unternehmensgestaltung beteiligen können und selbst dazu beitragen können, dass das Unternehmen weiter vorankommt.

Ideen und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter sind für Unternehmen unglaublich wertvoll und können langfristig nicht nur Prozessverbesserungen und Kosteneinsparungen, sondern auch Wettbewerbsvorteile und zufriedene Mitarbeiter hervorbringen. Eine positive Unternehmenskultur, in der Ideen und Verbesserungen wertgeschätzt werden, ist ein wichtiger Baustein für den Unternehmenserfolg.
Daher ist es wichtig, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, ihre Ideen und Verbesserungsvorschläge möglichst unkompliziert und einfach abzugeben. Zusätzlich sollte eine gewissenhafte und transparente Bearbeitung dieser Rückmeldungen sichergestellt werden, um die daraus gewonnenen Erkenntnisse sinnvoll zu nutzen und die Mitarbeiter nicht zu demotivieren.

Mit BITqms können Sie ganz einfach ein zeitgemäßes Ideenmanagement umsetzen. Dazu zählen individuell gestaltbare Erfassungsformulare, objektive Bewertungsschemata, die strukturierte Abarbeitung der Anfragen und eine zügige Umsetzung. Ziel ist dabei der Erkenntnisgewinn für das Unternehmen und der ständige Dialog mit den Mitarbeitern.

Ideen als wertvoller Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung
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Komplexes Feedback abbilden mit vielseitigen Bewertungsvorgaben.

Damit bei der Erfassung eines Vorschlags genau die Informationen erfasst werden, die auch gerade benötigt werden, können Sie mit BITqms individuelle Bewertungsschemata erstellen. Mit Hilfe von Einfach- und Mehrfach-Auswahlen, Drop-down-Menüs, Textfeldern, Unterschriftenfeldern und vielen weiteren Formularelementen können Sie sich ganz einfach einen individuellen Fragebogen zusammenstellen. Außerdem können Sie direkt bei der Erfassung auch Dateien wie zum Beispiel Bilder oder MS Office-Dokumente hinterlegen.

Die Erfassungsformulare sind sogar noch weiter definierbar. So können Antworten ausgeblendet oder angezeigt werden, je nachdem welche Antworten bei vorherigen Fragen ausgewählt wurden.

Die Erfassung der Ideen und Vorschläge bleibt jedoch denkbar einfach: So können alle Mitarbeiter, die das entsprechende Formular einsehen dürfen, Ideen weitergeben.
Hierbei stehen Ihren Mitarbeitern verschiedene Möglichkeiten zum Ausfüllen der Formulare zur Verfügung:
Zum einen natürlich die klassische Variante direkt in BITqms am PC, zum anderen offline über ein Tablet mit BITqms2Go - also ohne bestehende Internetverbindung.
Zudem kann das Formular ausgedruckt in Papierform ausgelegt und per Hand ausgefüllt werden. Anschließend kann das ausgedruckte Formular mittels OCR-Erkennung blitzschnell in BITqms eingelesen werden. So kann auch weniger technikaffinen Mitarbeitern der Zugang zu dem Erfassungsformular erleichtert werden. 

Mitarbeiter-Feedback-Bogen zur Erfassung von Ideen

Besonders praktisch: Das Feedback-Formular kann auch Kunden, Lieferanten etc. in einem Extranet zur Verfügung gestellt werden. So können Sie ihren Informationskreis beliebig erweitern und wertvolles Feedback aus anderen Perspektiven einsammeln.

Feedbackformular im Patientenportal
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Strukturierte Abläufe – dank BITqms.

Mit den einfach zu gestaltenden Workflows können Sie ohne Weiteres einen automatisierten Arbeitsablauf erstellen.
Dabei können Platzhalter für die zuständigen Mitarbeiter verwendet werden, die vom System automatisch den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet werden -  je nachdem, welche Antworten im Fragebogen ausgewählt wurden. Beispielsweise kann so festgesetzt werden, dass automatisch derjenige Abteilungs- oder Bereichsleiter eine entsprechende Aufgabe erhält, auf dessen Abteilung oder Bereich sich die Rückmeldung bezieht.
Zudem können Sie über den Platzhalter "Erfasser", denjenigen Mitarbeiter, der das Formular ausgefüllt hat, in den Prozess mit einbeziehen.

individuell definierbarer Workflow zur Bearbeitung

Transparenz schaffen.

So kann zum Beispiel mittels eines Arbeitsschritts "Info Ersteller", der automatisch dem Erfasser des Formulars zugeteilt werden kann, mehr Transparenz im Arbeitsprozess geschaffen werden.

Auch kann der Erfasser entsprechende Leserechte auf den Prozess erhalten, sodass er sich jederzeit über den aktuellen Stand informieren kann. Ideen und Verbesserungsvorschläge versacken so nicht mehr einem Briefkasten oder einer Abteilung, sondern die daraus resultierenden Bewertungs- und Bearbeitungsprozesse sind für die Erfasser transparent nachverfolgbar. So fällt es deutlich leichter, Mitarbeiter auch langfristig dazu zu motivieren, ihre Ideen und Vorschläge einzubringen.

Objektive Bewertungsschemata, die im Workflow hinterlegt werden, dienen dazu, die eingehenden Ideen und Vorschläge zu beurteilen und deren Bearbeitung zu priorisieren. Durch die Vorab-Definition dieser Bewertungsvorgaben kann die Subjektivität in der Beurteilung abgemildert werden. Alle Beurteilenden bewerten nach denselben Kriterien - zudem können Ideen und Vorschläge von mehreren Personen gleichzeitig beurteilt werden, deren Beurteilungen im Anschluss gemittelt werden.

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Bearbeitung zeitnah vornehmen. 

Die Verantwortlichen erhalten dabei eine E-Mail, sobald ihre Aufgabe beginnt. Das gewährleistet, dass der Workflow mit möglichst wenig Verzögerung abläuft. Dank der flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten von BITqms können Sie die Anordnung der Aufgaben selbst bestimmen und beispielweise Aufgaben parallel anordnen. Zudem können Sie die einzelnen Schritte terminieren, wenn diese zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein sollen. Beim Überschreiten dieses Fälligkeitsdatum werden automatisch Erinnerungsmails an die zuständigen Bearbeiter gesendet.

Außerdem können an jedem Schritt weitere Formulare als Umlaufbelege hinterlegt werden. In diesen Umlaufbelegen können direkt am Vorgang Informationen, die für die weitere Bearbeitung relevant sind, festgehalten werden. In unserem Beispiel wurde ein Umlaufbeleg zur Bewertung an der entsprechenden Bewertungsaufgabe hinterlegt. So kann ganz einfach die jeweilige Bewertung dokumentiert und vom System automatisch ausgewertet werden.

Der Prozessablauf passt sich den Beurteilungsergebnissen an. 

Der besondere Clou: Der weitere Ablauf eines Workflows kann abhängig von bestimmten Antworten eines Umlaufbelegs sein. In unserem Beispiel gibt der Abteilungsleiter im beigefügten Umlaufbeleg zur Beurteilung an, dass er die Weiterverfolgung der Idee nicht für sinnvoll hält. Der Workflow wird nun ohne einen Bearbeitungs- und Prüfen-Schritt weitergeführt. Diese Schritte werden systemgesteuert grau hinterlegt und übersprungen.

Prozessablauf zur Bearbeitung von Mitarbeiter-Feedback
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Fällt die Beurteilung des Abteilungsleiters zugunsten einer Weiterverfolgung aus, so würde automatisch die Bearbeitung der Rückmeldung in die Wege geleitet werden.

Hier wäre es zusätzlich möglich, einen Leitfaden oder eine Empfehlung für die nächsten Aufgaben direkt am Workflow-Schritt zu hinterlegen. Weiterhin könnte in diesem Schritt auch ein zuständiger Mitarbeiter für die Bearbeitungsaufgabe ausgewählt werden (siehe Abbildung). Alternativ kann der zuständige Bearbeiter  natürlich auch bereits in der Workflow-Vorlage hinterlegt werden.
Oft hängt es jedoch stark von den Inhalten der einzelnen Rückmeldung ab (Optimierung in der Produktion, Erweiterung des Produkt-Sortiments, Anpassung der Service-Zeiten etc.), welche Mitarbeiter für die Umsetzung zuständig sein sollen. Daher bietet BITqms die Möglichkeit, dass diese Entscheidung per Mausklick vom entsprechenden Verantwortlichen im vorhergehenden Schritt getroffen werden kann.

Abschließen eines Bearbeitungsschrittes mit der Auswahl des nächsten zuständigen Bearbeiter

Nach der Durchführung der Umsetzung kann beispielsweise der entsprechende Abteilungsleiter die Aufgabe erhalten, die Bearbeitung zu prüfen. Auch hier können wieder die Ergebnisse der Prüfung über einen Umlaufbeleg festgehalten werden. Ist die jeweilige Rückmeldung noch nicht zufriedenstellend umgesetzt worden, kann die Weitergabe auch abgelehnt werden und der vorherige Schritt der Durchführung noch einmal aktiv werden, sodass entsprechende Anpassungen getätigt werden können.

Umfassende Information über Umsetzung.

Zum Abschluss des Vorgangs kann der Ersteller des Formulars sowie der entsprechende Vorgesetzte eine Information erhalten, in welcher Form die abgegebene Rückmeldung bearbeitet wurde. Auch hier kann beispielsweise durch eine Ablehnung der Weitergabe durch den Vorgesetzten der vorherige Schritt wiederholt werden.

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Zuverlässige Kennzahlen direkt aus dem Bearbeitungsprozess ...

Da die Anzahl der Rückmeldungen schnell unübersichtlich werden kann, bietet BITqms verschiedene Suchfunktionen, Filter und vordefinierte Ansichten. So können Sie die verschiedenen Rückmeldungen sortieren und ordnen, um den Überblick zu haben. 

Mit wenigen Klicks sehen Sie so, welche Umsetzungen sehr dringend sind, welche abgelehnt wurden und welche Rückmeldungen bereits erfolgreich bearbeitet wurden. Die Listenansichten können Sie sich dabei völlig frei zusammenstellen und auch Informationen aus dem Fragebogen oder den Umlaufbelegen miteinbinden.

Listenansicht Rückmeldungen mit entsprechender Priorisierung

... und den Feedbackformularen.

Außerdem können Sie ausgefüllte Formulare ganz einfach auswerten und die Ergebnisse in übersichtliche Diagramme übertragen.

So können Sie Optimierungspotenziale im Unternehmen gezielt aufdecken und erhalten einen Überblick über die Anzahl und Arten der ausgelösten Rückmeldungsprozesse.

Auswertungsmöglichkeiten in BITqms - Ideenmanagement
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Ausblick: Prämien und Anreize.

Im Zuge eines Ideenmanagements kann es durchaus sinnvoll sein, entsprechende Prämien für besonders gute Ideen zu vergeben. Durch solche positiven Anreize können Mitarbeiter langfristig dazu motiviert werden, sich am Ideen- und Innovationsmanagement innerhalb des Unternehmens zu beteiligen.
So könnte die Prämie beispielsweise abhängig von den Einsparungen, die die jeweilige Idee dem Unternehmen gebracht hat, ausbezahlt werden. Alternativ könnte die Prämie auch direkt nach der Beurteilung der Idee (statt nach der Umsetzung) ausgezahlt werden, um den Zeitraum zwischen Idee und Prämie möglichst kurz zu halten.

Oder Sie werten Ideen turnusmäßig aus und vergeben darauf aufbauend Prämien anhand der erzielten Erfolge (gerne auch Quantität).

Je nach Prämien- oder Anreizsystem werden somit völlig unterschiedliche Anforderungen an den Ideenmanagement-Prozess gestellt. Der Zeitpunkt, zu dem die Prämie festgesetzt wird, aber auch die Art der Prämienfestsetzung können stark variieren.

Mit BITqms ist das kein Problem: Der Bearbeitungsschritt für die Prämienfestsetzung kann flexibel im Workflow angeordnet werden. Die Bestimmung der Prämienart oder -höhe ist durch frei definierbare Bewertungsformulare basierend auf objektiven Bewertungskriterien möglich, die internen Bearbeitungsprozesse zur Auszahlung der Prämie können automatisiert angestoßen werden.

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