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Lesebestätigungen mit BITqms.

Dokumentierter Nachweis der Kenntnisnahme.

Der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) ist für die ordnungsgemäße Führung der QM-Dokumentation und die Information aller Mitarbeiter verantwortlich.

Je nach Bedeutung eines Dokumentes im Arbeitskontext eines Mitarbeiters, muss dieser durch Unterschrift dokumentieren, dass die jeweilige Information angekommen ist.

Der ordentliche Nachweis der Kenntnisnahme neuer Versionen eines Dokuments („Lesebestätigungen“) muss in einem solchen Fall formell unter Angabe von Datum/Zeit und durch eigenhändige oder elektronische Unterschrift geführt werden.

BITqms unterstützt das Verfahren für Lesebestätigungen in vollem Umfang.

Formularmanagement - Flexibel definierbare Formulare
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Optionen zur Abgabe von Lesebestätigungen

Ablauf der systemgestützten Kenntnisnahme von Dokumenten.

Der QMB hat bei Erstellung bzw. Definition eines Dokumentes grundsätzlich die Möglichkeit, die Kenntnisnahme von neuen Versionen von den Lesern einzufordern.

Er kann die Abgabe der Lesebestätigung von allen Lesern ("Alle Leseberechtigten müssen bestätigen") oder von einer ausgewählten Gruppe ("Lesebestätigungen frei definieren") einfordern.

Im letzteren Fall steht bei Bearbeitung des Dokuments die Funktion Lesebestätigungen definieren zur Verfügung, mit deren Hilfe der Verantwortliche/QMB diejenigen Mitarbeiter oder Gruppen auswählen kann, die eine Bestätigung abgeben sollen.

Nach der Freigabe des Dokuments erhalten die betroffenen Mitarbeiter eine E-Mail mit der Aufforderung, die Kenntnisnahme des Dokuments zu bestätigen. Sie können die Kenntnisnahme des Inhalts einfach per Knopfdruck bestätigen.
Benutzer und Gruppen zur Abgabe einer Lesebestätigung auswählen

Ablauf der Lesebestätigungen.

  •  Der Verantwortliche/QMB fordert die Abgabe einer Lesebestätigung für bestimmte Leser eines Dokumentes.
  • Das System informiert die betreffenden Mitarbeiter nach Freigabe einer neuen Dokumentversion automatisch per E-Mail.
  • Ein Leser, der die Kenntnisnahme des Dokuments quittieren möchte, wird durch Klick auf den in der E-Mail befindlichen Link automatisch zum betreffenden Dokument geleitet.
  • Der Mitarbeiter bestätigt die Kenntnisnahme des Inhalts per Knopfdruck ("Lesebestätigung abgeben").
  • Mitarbeiter werden bei nicht abgegebener Bestätigung vom System automatisch an die fällige Aufgabe erinnert.
  • Der QMB kann sich jederzeit über abgegebene bzw. ausstehende Lesebestätigungen informieren.
  • Der QMB kann den Mitarbeiter an die fällige Aufgabe per Knopfdruck erinnern.

Wenn die eigenhändige Unterschrift gefordert ist ...

kostenloser Basissupport schnelle Hilfe bei Problemen und Fragestellungen

Obwohl die beschriebene Abgabe einer Lesebestätigung mit elektronischer Unterschrift direkt in BITqms das einfachste und schnellste Verfahren ist, kann es mitunter Fälle geben, in denen eine eigenhändige Unterschrift die unumgängliche oder die bessere Alternative ist, z.B. 

  • Verfahren werden in Arbeitskreisen oder Mitarbeitermeetings besprochen und die Unterschriftenlisten dort direkt unterzeichnet
  • Verfahren, die z.B. gesundheitliche Folgen mit sich bringen können und daher Haftungsrisiken durch die Unterschrift ausgeschlossen werden müssen

Mit BITqms kein Problem!

Für alle Anwendungsfälle, in denen eine Lesebestätigung nicht direkt im System hinterlegt wird, stellt BITqms ein erweitertes Verfahren zur Abgabe von Lesebestätigungen zur Verfügung, bei dem das Festhalten der Lesebestätigungen zunächst auf Papier durch eigenhändige Unterschrift anhand der Unterschriftenliste erfolgt und danach erst das Hinterlegen der elektronischen Unterschriften in BITqms.

Nachdem die Lesebestätigungen für alle dafür vorgesehen Leser eines Dokumentes vom Verantwortlichen/QMB definiert bzw. eingefordert wurde, läuft das Verfahren zur erweiterten Abgabe von Lesebestätigungen ab.

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Erweiterte Lesebestätigungen: Eigenhändige Unterschriften elektronisch dokumentieren.

Mit der Lesebestätigungsauskunft werden alle angeforderten Lesebestätigungen angezeigt. Zudem kann hier eingesehen werden, ob die Leser das Dokument bereits aufgerufen und die Lesebestätigung abgegeben haben.
Auch eine Erinnerung der Leser an die ausstehenden Lesebestätigungen ist auf Knopfdruck möglich.

Lesebestätigungsauskunft am Dokument
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... oder alternativ mit Unterschriftenliste.

Manche Lesebestätigungen genügen allerdings nicht in elektronischer Form, sondern werden mit Unterschrift benötigt.

Auch das ist mit BITqms kein Problem:
Die Einweisung der Mitarbeiter in den Inhalt des Dokuments (z.B. in Arbeitskreisen, Mitarbeitermeetings und/oder durch Aushändigung des Papierdokumentes) erfolgt außerhalb der BITqms Software.

Danach bestätigen die Mitarbeiter die erhaltene Einweisung oder Kenntnisnahme des zu vermittelnden Inhalts mit ihrer eigenhändigen Unterschrift auf der Liste.

Diese Unterschriftenliste wird im Anschluss einfach am Dokument hochgeladen.
Somit ist die Unterschriftenliste nicht nur nachweisbar dokumentiert. BITqms setzt auch die elektronischen Lesebestätigungen abhängig von der Unterschriftenliste automatisch.

Lesebestätigung per Unterschriftenliste - nachweisbare Kenntnisnahme
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Unkompliziert: Lesebestätigungen mit BITqms.

  • Einfache, flexible Auswahl von Mitarbeitern und Gruppen zur Abgabe von Lesebestätigungen.  
  • Erweiterung der Abgabe und Nachweisführung von Lesebestätigungen per Unterschrift auf Papier.
  • Unmittelbarer Druck der Unterschriftenliste auf Papier durch Verwendung von Druckvorlagen.
  • Gewohnte Nachweisführung von Lesebestätigungen auf Papierliste.
  • Einfaches Hinterlegen der gescannten Unterschriftenliste.
  • Hinterlegen der Nachweise für die auf der Liste aufgeführten Mitarbeiter in die Software per Knopfdruck.

Produktbeschreibung BITqms QM Qualitätsmanagement Software
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