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Dokumentenlenkung im Vier- oder Mehr-Augenprinzip.

Bei sehr wichtigen Dokumenten ist es oftmals notwendig, diese vor der Freigabe sorgfältig zu prüfen.

Da vier Augen bekanntermaßen mehr sehen als zwei Augen, kann es sinnvoll sein, bestimmte Dokumente einer Prüfung durch vier oder sogar mehr Augen zu unterziehen.

Doch wie kann eine Prüfung, bei der mehrere Personen eingebunden sind, koordiniert werden? Wie wird sichergestellt, dass die Freigabe erst erfolgt, wenn wirklich alle Prüfer das Dokument abgesegnet haben?

Lenkung im 4- oder Mehr-Augenprinzip
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Die Qualitätsmanagementsoftware BITqms bietet Ihnen hierfür die Lösung:

Flexible Prüf- und Freigabeprozesse. 

Durch flexibel gestaltbare und frei definierbare Workflows am Dokument ist es Ihnen ganz einfach möglich, die einzelnen Prüf-Schritte für ein Dokument zu planen und zu überwachen. So kann durch parallel angelegte Workflowschritte festgelegt werden, dass erst dann der nächste Schritt eingeleitet wird, wenn alle parallelen Schritte abgeschlossen wurden. Hierbei können Sie beliebig viele parallele Workflowschritte anlegen.

Soll eine bestimmte Prüfung - beispielsweise die "fachliche Prüfung" - vor anderen Prüfen-Schritten - in unserem Beispiel "Prüfung Arbeitssicherheit" und "Prüfung Umweltmanagement" - erfolgen, so können Sie beim Erstellen des Workflows eine Reihenfolge der Schritte bestimmen. Die nachfolgenden Schritte können dann erst begonnen werden, wenn die vorherige Prüfung durchgeführt wurde.

So ist die Dokumentenlenkung im 4-Augen-Prinzip oder auch im Mehr-Augen-Prinzip mit BITqms kinderleicht umzusetzen.

Dokumentenlenkung - flexible Freigabeprozesse

Der Prüf- und Freigabeprozess für Dokumente kann also mithilfe des Workflows beliebig komplex gestaltet werden und somit perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten werden.

Je nach Dokument kann der Prüf- und Freigabeprozess entsprechend angepasst werden: Durch die Dokumentenlenkung mit mehreren Schritten wird gewährleistet, dass die Dokumenteninhalte aus mehreren Perspektiven beleuchtet, geprüft und ggf. korrigiert werden.
Den Lesern werden die Dokumentversionen erst angezeigt, wenn diese freigegeben wurden.

Und wenn ein komplexer Freigabeprozess nicht für jedes Dokument benötigt wird?

Kein Problem!
Für Dokumente, die keiner gesonderten Prüfung unterzogen werden müssen, kann das Prüf- und Freigabeverfahren auch deaktiviert werden.
BITqms bietet flexibel definierbare Dokumenttypen, für die Eigenschaften wie Freigabeprozess, Review, etc. einzeln festgelegt werden können. So können beispielsweise Dokumente vom Typ "Permanente Bearbeitung" keinen Workflow besitzen - stattdessen können diese jederzeit durch die berechtigten Mitarbeiter angepasst werden; Prüf- und Freigabeschritte entfallen hierbei.
Flexibel definierbare Dokumentenworkflows inklusive Aktualitätsprüfung - Collage

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