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Informationen über Neuerungen und Änderungen

Im Berufsalltag hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf viele unterschiedliche Informationen und Dokumente, die er zur Ausführung seiner Tätigkeiten benötigt.

Egal ob Checklisten, Richtlinien, Vorlagen, Anleitungen oder inhaltliche Dokumente - kaum einer kann die Vielzahl der Dokumente überblicken oder gar zeitnah Änderungen und Aktualisierungen der Dokumente wahrnehmen.

Schlimmstenfalls speichern die Mitarbeiter lokale Kopien der Dokumente ab und verwenden diese anstelle von zentral abgespeicherten Dokumentversionen, für die übergreifend Änderungen vorgenommen werden können. Änderungen gehen somit an den Mitarbeitern vorbei. Die veralteten Versionen werden möglicherweise sogar noch weiterhin eingesetzt.

Auch Informationen über Neuerungen gehen im laufenden Betriebsalltag oft unter oder müssen zeitaufwändig kommuniziert werden. Viele Einrichtungen müssen sogar bei einigen Dokumenten nachvollziehbar dokumentieren können, ob und wann die verantwortlichen Mitarbeiter diese zur Kenntnis genommen haben.

Wie kann gewährleistet werden, dass Mitarbeiter über wichtige Neuerungen informiert werden - und das ohne großen zeitlichen Aufwand? Und wie kann sichergestellt werden, dass Mitarbeiter über Änderungen Bescheid wissen, ohne sämtliche Dokumente erneut komplett lesen zu müssen?
Mit BITqms stetig über Neuerungen und Änderungen informiert
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Gezielte Informationsverteilung.

Mit der Qualitäts- und Managementsoftware BITqms werden Leser stets über die Veröffentlichung neuer Dokumente und Dokumentversionen informiert.
Im Infocenter steht hierfür eine Liste Neue/ aktualisierte Dokumente für jeden Mitarbeiter bereit, die alle Neuerungen an für den Mitarbeiter relevanten Dokumente aufzeigt. 
neue aktualisierte Dokumente

Änderungen auf einen Blick.

Zusätzlich bietet der Versionsvergleich in BITqms einen großen Vorteil: Änderungen werden auf den ersten Blick kenntlich gemacht und ersparen dem Leser viel Zeit. Neu hinzugefügte Wörter werden gelb markiert, ausgetauschte Wörter rot unterlegt und durchgestrichen.

Alle Versionen können am Dokument jedoch auch weiterhin aufgerufen werden. Automatisch angezeigt wird jedoch immer die aktuelle Version.
Versionsvergleich auswählen
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Nachvollziehbare Kenntnisnahme. 

Bestimmte Inhalte erfordern ein aktives Auseinandersetzen oder gar eine nachweisbare Kenntnisnahme der Mitarbeiter.
Für Dokumente in BITqms können jederzeit einzelne Mitarbeiter oder bestimmte Abteilungen und Teams zur Lesebestätigung verpflichtet werden. Eine Liste über angeforderte und erfolgte Lesebestätigungen kann direkt am Dokument eingesehen werden. So ist nachvollziehbar dokumentiert, wer das Dokument wann zur Kenntnis genommen hat und wie lange das Dokument von der jeweiligen Person gelesen wurde.
Übersicht über beantwortete Lesebestätigungen
Außerdem können Sie hier sehen, welche Lesebestätigungen noch ausstehen sowie wie viele Erinnerungsmails bereits an die betreffende Person versandt wurden. Erinnerungen an ausstehende Lesebetätigungen können bei Bedarf automatisiert oder manuell versendet werden.

Über Aktualisierungen der lesebestätigten Dokumente werden die Leser umgehend per E-Mail informiert. 

So wird gewährleistet, dass besonders wichtige Änderungen auch von allen Mitarbeitern wahrgenommen werden.

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