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Gezielte Informationsbereitstellung mit BITqms.

Die Informationsbereitstellung ist in vielen Unternehmen eine große Herausforderung:

Wie kann gewährleistet werden, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die Informationen haben, die sie für ihre Arbeit wirklich benötigen? Dabei sollte aber natürlich sichergestellt werden, dass jeder nur das sieht, wofür er auch leseberechtigt ist. Gleichzeitig kann es problematisch sein, wenn einzelne Mitarbeiter zu viele Dokumente einsehen können, weil sie mit der Fülle an Informationen nicht klarkommen und Wichtiges von (für sie) nicht Wichtigem nicht unterscheiden können.

Daher ist es wichtig, dass die Informationsbereitstellung durchdacht und systematisch erfolgt. Jeder sollte im Idealfall nur genau das sehen, was er auch benötigt - nicht mehr, aber auch nicht weniger. Und das mit so geringem administrativem Aufwand wie möglich.
gezielte Informationsbereitstellung kinderleicht mit BITqms umsetzen
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Für BITqms kein Problem: Jeder sieht genau das, was er benötigt. 

Durch das feingliedrige Rollen- und Berechtigungskonzept in BITqms können genau diese Anforderungen problemlos umgesetzt werden. In BITqms kann genau unterschieden werden: Welche Mitarbeiter bzw. Mitarbeitergruppen (Abteilungsleiter, Führungsebene, Angestellter, etc.) dürfen welche Vorgänge einsehen, bearbeiten oder daran mitarbeiten? Wer darf welche Dokumente einsehen?

So kann beispielsweise der Abteilungsleiter Produktion Kapitel und Dokumente, die seiner Abteilung zugeordnet sind, bearbeiten und sogar löschen, wohingegen er die Dokumente aus anderen Abteilungen nur lesen kann, wenn diese für ihn freigeschaltet wurden.

Gezielte Informationsbereitstellung abhängig von Berechtigungen der Mitarbeiter

Minimaler Verwaltungsaufwand.

Dennoch wird für die Benutzer- und Gruppenverwaltung kein erhöhter Zeitaufwand benötigt. Die Mitarbeiter werden bestimmten Gruppen, Abteilungen oder Teams zugeordnet. Diese Gruppen können flexibel definiert werden. So können beispielsweise übergreifende Mitarbeitergruppen (Führungsebene, Abteilungsleiter, Angestellte, etc.) oder abteilungsbezogene Untergruppen (Leitung Produktion, Produktion Mitarbeiter, etc.) angelegt und jeweils mit den entsprechenden Berechtigungen versehen werden. Die Berechtigungen einer Gruppe werden automatisch an ihre Gruppenmitglieder vererbt.

Zusätzlich zu Berechtigungen auf bestimmte Funktionen und Module benötigen die Mitarbeiter noch spezielle Berechtigungen auf die einzelnen Vorgänge und Dokumente, um diese einsehen bzw. bearbeiten zu können. Dabei ist es möglich, zwischen Lese- und Bearbeitungsrechten zu unterscheiden.
Auch hierbei gilt: Bekommt ein Mitarbeiter bzw. eine Gruppe Berechtigungen auf einen Unternehmensbereich bzw. ein Kapitel, werden diese Berechtigungen auf alle Vorgänge bzw. Dokumente darunter vererbt. So können mit wenigen Klicks auch übergreifend Rechte verteilt werden.
Praktisch: Gerade bei Dokumenten kann es jedoch vorkommen, dass einzelne Dokumente einer Abteilung nicht für alle Augen bestimmt sind. Hierfür gibt es eine spezielle Option an den Dokumenten, die diese von der Vererbung der Berechtigungen (aus dem übergeordneten Kapitel) ausschließen. So können diese Dokumente in der Struktur eingebettet bleiben - und dennoch können die Berechtigungen für diese Dokumente separat geregelt werden.
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