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Flexible Freigabeprozess und Wiedervorlagen.

kostenloser Basissupport schnelle Hilfe bei Problemen und Fragestellungen

Abteilungsübergreifend an einem Dokument arbeiten und dabei keine Zeit verlieren? 

Oftmals stellt es ein großes organisatorisches Problem dar, Dokumente abteilungsübergreifend zu bearbeiten: Lokal gespeicherte Zwischenversionen und verschiedene Bearbeitungsstände, Zusammenfügen der unterschiedlichen Versionen am Ende der Bearbeitung, Kommunikationsaufwand, E-Mail-Chaos, Missverständnisse und unnötige Mehrarbeit ...

Die Zuständigkeiten verschiedener Bearbeitungsschritte sind oft unübersichtlich und die Weitergabe der Dokumente zeitraubend. Kommen dann noch Änderungen ins Spiel und ein Dokument muss dem vorherigen Bearbeiter zurückgegeben werden, sind Zeitaufwand und unübersichtliche Bearbeitungsversionen mit verschiedenen Ständen vorprogrammiert.

Kein Problem mit BITqms!

BITqms wirkt dem Informationsverlust und dem erheblichen Zeitaufwand entgegen.
Alle Dokumente sind zentral im System gespeichert und können jederzeit von allen berechtigten Bearbeitern eingesehen und bearbeitet werden. Dabei wird gewährleistet, dass keine unterschiedlichen Dokumentversionen entstehen: Hat ein Bearbeiter ein Dokument bereits in MS Word geöffnet, wird der nächste beim Aufruf des Dokuments im Bearbeitungsmodus darüber informiert.

Alle Mitarbeiter werden stets über den aktuellen Stand eines Dokumentes informiert und die mühselige persönliche Weitergabe entfällt. Mit einem Klick wird das Dokument an den nächsten Bearbeiter weiter- oder zurückgegeben. Auch die Erstellung eines Dokuments mit mehreren Bearbeitern aus verschiedenen Abteilungen ist so kein Problem - parallele oder nachgelagerte Bearbeitungs- bzw. Erstellungsschritte, aber auch Prüfung und Freigabe des Dokuments werden über das Freigabeverfahren strukturiert umgesetzt.
Der jeweilige Mitarbeiter wird dabei umgehend per E-Mail über die anstehende Aufgabe in Kenntnis gesetzt.
Wichtige Informationen oder Kommentare für die weitere Bearbeitung kann der Bearbeiter zudem direkt an der Weiter- bzw. Rückgabe des Dokuments hinterlegen. So stehen alle benötigten Informationen für die weitere Bearbeitung direkt am Dokument zur Verfügung.
Flexible Freigabeprozesse und Wiedervorlagen mit BITqms
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Flexible Freigabeprozesse.

BITqms bietet höchste Flexibilität bei der Definition eines Freigabeprozesses.
Die Anzahl der Arbeitsschritte für Erstellung und Prüfung des Dokuments kann beliebig angepasst werden. Auch die Anordnung der Schritte kann frei bestimmt werden - so können Bearbeitungsschritte entweder gleichzeitig oder nacheinander erfolgen. 
Für die einzelnen Arbeitsschritte können verschiedene Bearbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen ausgewählt werden. Dabei können für einen Arbeitsschritt auch mehrere Bearbeiter oder Bearbeitungsteams, Abteilungen und Gruppen hinterlegt werden. Sobald ein Bearbeiter die Aufgabe abschließt, wird die Aufgabe für die anderen Bearbeiter nicht mehr angezeigt.

Neben Verfassen und Prüfen des Dokuments werden auch die Freigabe sowie eine regelmäßige Aktualitätsprüfung (Review) über das Freigabeverfahren strukturiert gelenkt.
Der jeweilige Mitarbeiter wird dabei umgehend per E-Mail über die anstehende Aufgabe in Kenntnis gesetzt.
Flexibel definierbare Dokumentenworkflows inklusive Aktualitätsprüfung

Zielgerichtete Kommunikation.

Während des gesamten Freigabeprozesses spielt die Kommunikation zwischen den Bearbeitern eine entscheidende Rolle.

BITqms unterstützt die Kommunikation zwischen den Bearbeitern und leitet Informationen zielgerichtet weiter: Bearbeiter können Kommentare direkt am Bearbeitungsschritt hinterlegen - der nächste Verantwortliche erhält diesen dann gemeinsam mit der Benachrichtigung über die anstehende Aufgabe per E-Mail. Dadurch können diese Informationen und Hinweise direkt in den nächsten Bearbeitungsschritt mit einfließen.
Alle verantwortlichen Bearbeiter können die Kommentare und Kommunikationsverläufe direkt am Dokument einsehen und verfügen so über alle wichtigen Informationen zur weiteren Bearbeitung.
So werden ein aktiver Austausch und eine konstruktive Zusammenarbeit gefördert.

„Seit der Einführung von BITqms ist die Zusammenarbeit bei uns im Hause deutlich kollaborativer geworden", resümiert Jochen Heins, QM-Koordinator der Dernbacher Gruppe Katharina Kasper.
"Die oftmals zähflüssigen Abstimmungsprozesse per Mail und die mühseligen Papierakten entfallen; stattdessen erfolgt die Kommunikation über BITqms - nachvollziehbar direkt an den Vorgängen und Prozessen.“

Wiedervorlage im Workflow - Gewährleistung von AKtualität

BITqms unterstützt aktiv den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Eine automatische Wiedervorlage (Review) sorgt für ständige Aktualität der Dokumente und fördert somit den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
In frei definierbaren Abständen werden die Dokumente erneut vorab festgelegten Bearbeitern vorgelegt, um die Aktualität zu überprüfen.

Wird festgestellt, dass die Dokumentversion veraltet ist, legt BITqms automatisch eine neue Dokumentversion an und startet für diese den Freigabeprozess.
Durch dieses Verfahren wird die Aktualität der gesamten Dokumentation sichergestellt. Veraltete Dokumente werden zeitnah identifiziert und verändert - ohne großen zeitlichen Aufwand.

BITqms unterstützt flexible Freigabeprozesse und fördert aktive Zusammenarbeit.

  • Die Freigabeprozesse sind flexibel definierbar und fördern die Kommunikation im Unternehmen.
  • Umgehende Information aller beteiligten Leser bei einer Dokumentenänderung oder neuen Version.
  • Übersichtlicher Versionsvergleich zeigt Änderungen zur Vorgängerversion unmittelbar an.
  • Review-Funktion gewährleistet kontinuierliche Aktualität der Dokumente.
Flexibel definierbare Dokumentenworkflows inklusive Aktualitätsprüfung - Collage

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