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Kein Ärger mit dem Drucklayout - Fokussierung auf das Wesentliche

Gerade für Dokumente im Unternehmensalltag ist eine korrekte Form inklusive eines geeigneten Layouts mit Kopf- und Fußzeilen sowie Gestaltung im Corporate Design unerlässlich.

Aber was passiert, wenn sich an den internen Vorgaben etwas ändert? Müssen alle Ihre Dokumente einzeln auf das neue Layout umgestellt und andere nicht lenkungsrelevante Informationen wie mitgeltende Unterlagen und Namen von Mitarbeitern jeweils einzeln eingefügt und abgeändert werden? Dank den Druckvorlagen von BITqms bleibt Ihnen diese Sisyphusarbeit erspart!

Ärger mit dem Drucklayout: Für viele Unternehmen ein großes Problem – auch für Sie?

Wie viel Zeit verwenden Sie auf die Pflege nicht lenkungsrelevanter Daten in Ihren Dokumenten? Logos müssten ausgetauscht, Mitarbeiter oder neue mitgeltende Unterlagen in Dokumente eingetragen und wieder gelöscht werden, Änderungen in der Kopf- und Fußzeile vorgenommen ... All das hat mit dem eigentlichen Dokumenteninhalt und mit Ihrer Kernaufgabe nicht viel zu tun.

Trotzdem müssen Sie wegen minimaler Änderungen öfter mit der sogenannten pragmatischen Illegalität vorgehen. Also eine Änderung vorzunehmen, ohne eine neue Version Ihres Dokuments zu erzeugen. Oder Sie meinen es ernst und lösen durch die Änderung einen neuen Lenkungsworkflow aus.

Eine mitgeltende Unterlage wird hinzugefügt -> Dokument überarbeiten
Ein Mitarbeiter wechselt -> 10 Dokumente überarbeiten
Worst Case: Das Logo ändert sich -> hunderte, wenn nicht tausende Dokumente überarbeiten
... und das alles wegen nicht lenkungsrelevanter Informationen.

Die negativen Folgen: Keine Konzentration aufs Kerngeschäft. Und wer stellt sicher, dass an jedem relevanten Dokument die Anpassung vorgenommen wurde?

Druckansicht flexibel gestaltbar
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Die Lösung: Layout zentral verwalten und unabhängig von Dokumenten speichern. Druckvorlagen bedarfsgerecht erstellen!

Erstellen und verwalten Sie verschiedene Druckvorlagen in BITqms. Damit ist es Ihnen möglich, die Vorlagen für das Layout unabhängig von den Dokumenten zu speichern und übergreifend zu bearbeiten.

Änderungen an Logo, Kopf- und Fußzeile sowie anderen Inhalten des Layouts können so mit wenigen Klicks in der Vorlage angepasst werden. Die überarbeitete Vorlage steht daraufhin an allen Dokumenten für weitere Ausdrucke zur Verfügung. Dies spart Zeit und beschränkt die Fehlerquote auf ein Minimum.

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Über die verschiedenen Druckvorlagen steuern Sie den kompletten Aufbau Ihrer Dokumente die Schriftgröße und -art, den Inhalt und Aufbau der Kopf- und Fußzeile, aber auch den Inhalt in den Dokumenten selbst können Sie über Platzhalter steuern!

Durch diese Platzhalter, sogenannte Mergefields, können flexibel die gewünschten Rahmendaten des jeweiligen Dokuments in die Druckvorlage integriert werden, wie zum Beispiel Freigabedatum, Verfasser, Dokumentenversion etc. In einem Dokument brauchen Sie beispielsweise ausführlichere Informationen, die Sie im anderen Dokument nicht benötigen. Oder steuern Sie das Anfügen von nicht lenkungsrelevanten Informationen wie zum Beispiel MGU's darüber. Gestalten Sie Ihre verschiedenen Druckvorlagen einfach und simpel über Mergefields.

Vereinfacht dargestellt, ist das Dokumentenmanagement in BITqms mit einem klassischen Ablagekorb vergleichbar.

Das Ablagefach bildet mit den Metadaten die Basis also das Dokument.

In diese Fächer werden Blätter reingelegt, die den Dokumenteninhalt samt allen lenkungsrelevanten Informationen beinhalten. Jedes Blatt stellt in BITqms eine Version des Dokumentes dar. Das oberste Blatt ist die aktuell freigegebene Version. Wird eine Änderung am Dokumenteninhalt vorgenommen, wird einfach ein neues Blatt obendrauf gelegt. Die unteren Blätter sind somit ältere Versionen. Diese älteren Versionen müssen nicht mehr archiviert werden. Bildlich wächst also einfach der Papierstapel in Ihrem Ablagekorb. Auf die unteren Blätter haben Sie Zugriff ohne lange zu suchen.

Über mehrere Ablagekörbe kann nun eine Folie gelegt werden. Diese Folie stellt die Druckvorlagen dar. Auf dieser ist zum Beispiel das Logo, mitgeltende Unterlagen, Revisionsinformationen und andere, nicht lenkungsrelevante Informationen hinterlegt. Sollten sich nun übergreifende Informationen ändern, brauch lediglich einmal die Folie, nicht aber alle Dokumente bearbeitet werden.

Eine Handvoll Druckvorlagen reichen in den meisten Unternehmen aus, um alle Eventualitäten abzubilden.

Durch die Vergabe von bestimmten Berechtigungen kann genau festgelegt werden, welche Mitarbeiter die Druckvorlagen bearbeiten dürfen und welche nicht. So können unbeabsichtigte Änderungen am Drucklayout vermieden werden.

Druckvorschau
Die Inhalte der Dokumente werden also zunächst in der BITqms-Dokumentation unabhängig vom Layout angelegt. So kann sich der Bearbeiter bei der Erstellung der Dokumente auf das Wesentliche konzentrieren: den Inhalt. 

Das gewünschte Layout kann für jedes Dokument bzw. jede Verknüpfung oder übergreifend für ganze Kapitel und Dokumentationen vorgegeben werden.
Über die Hinterlegung entsprechender Verknüpfungen ist es beispielsweise auch möglich, ein und dasselbe Dokument mit verschiedenen Layout-Vorlagen zu drucken, bspw. im Drucklayout verschiedener Standorte.
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