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Aktive Zusammenarbeit: Integration und Beteiligung aller Verantwortlichen.

Gelebte Dokumentenlenkung = erhöhter Kommunikationsaufwand?

Aktiver Austausch, digitale Zusammenarbeit und gemeinsame Erkenntnisgewinnung sind wichtiger Bestandteil von kontinuierlichenSymbol Lupe 300x300 Verbesserungsprozessen (KVP) und gelebtem Qualitätsmanagement (QM).

Doch bereits die Erstellung, Lenkung und auch der Umgang mit Dokumenten ist oftmals mit großem Kommunikationsaufwand verbunden.
Änderungsvorschläge und Korrekturen müssen abgesprochen werden. Die zuständigen Bearbeiter müssen über den Wunsch nach erneuter Überarbeitung in Kenntnis gesetzt werden. Aktualisierte Inhalte müssen verbreitet und deren Kenntnisnahme durch die Belegschaft bzw. die betroffenen Mitarbeitergruppen gewährleistet werden.
Dabei können Rückfragen und neue Änderungen entstehen.

Schlimmstenfalls geht dabei der Überblick über Bearbeitungsschritte und Kenntnisstände der involvierten Mitarbeiter verloren.  Die Verantwortlichen werden nicht über den aktuellen Stand eines Dokumentes in Kenntnis gesetzt. Mitarbeiter greifen auf Dokumente zu, die eigentlich noch überarbeitet werden, unvollständig oder gar veraltet sind ...
Die Aktualität aller Dokumente regelmäßig zu überprüfen und langfristig zu gewährleisten, ist ebenfalls mit Hindernissen verbunden: Wer stellt die Aktualität sicher? Der QMB oder die jeweiligen Fachverantwortlichen? Wann wird welches Dokument auf Aktualität überprüft - gibt es bestimmte Intervalle oder erfolgt die Überarbeitung mehr zufallsgesteuert?
Doch erfordert die systematische Lenkung und Aktualisierung der Dokumente nicht einen erhöhten Zeitaufwand? Ist die gelebte Dokumentation, wie sie u.a. im Qualitätsmanagement gefordert wird, nicht zeitraubend und im Betriebsalltag überhaupt nicht durchführbar?
Aktive Zusammenarbeit - Integration und Beteiligung aller Verantwortlichen
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Die klare Antwort: Nein!

Unkomplizierte Dokumentenlenkung und aktive Dialoge.

Die Software BITqms ermöglicht eine umfangreiche und unkomplizierte Kommunikation rund um ein Dokument und dessen Bearbeitungsstatus. BITqms unterstützt zielgerichtet die Dokumentenlenkung und den Bearbeitungsprozess durch Kommentare, Feedbackmöglichkeiten, geordnete Bearbeitungsabläufe, E-Mail-Benachrichtigungen für die Bearbeiter. Änderungen werden in BITqms durch neue Dokumentversionen abgebildet - diese können von den Lesern erst dann eingesehen werden, wenn der Prüf- und Freigabeprozess abgeschlossen wurde.
Aber auch die Verteilung und Nutzung der Dokumente wird durch Lesebestätigungen, Benachrichtigungen bei Aktualisierungen und Änderungen für alle Leser. Dabei bleibt alles nachvollziehbar: Änderungshistorien und Versionsvergleiche sowie Kommunikationsverläufe in Form von Kommentaren und Workflowbenachrichtigungen sind jederzeit für alle Berechtigten einsehbar.
Vielfältige Möglichkeiten zur Kommunikation während der Dokumentenlenkung - zentral und nachvollziehbar

Kommunikation vereinfachen.

Egal, ob direkt am Dokument oder im laufenden Freigabeprozess: Kommentare mit Anmerkungen zu den Dokumenten können in BITqms an allen relevanten Stellen hinterlegt werden.
Dabei kann sogar differenziert werden, ob der Kommentar für andere ebenfalls einsehbar ist: Private Anmerkungen oder Kommentare, die nur die zuständigen Bearbeiter im Freigabeprozess einsehen können, sind ebenso möglich wie öffentliche Kommentare, die für alle Leser zugänglich sind.
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Zeit einsparen.

Wichtige Informationen und Anmerkungen zum Dokumenteninhalt, Ergänzungswünsche oder Korrekturvorschläge können so jederzeit für ein Dokument vorgenommen werden. Im laufenden Freigabeprozess können Kommentare dazu genutzt werden, Rückfragen zu stellen.
Dabei gilt: Wird ein Kommentar für ein Dokument hinterlegt, wird der zuständige Verfasser des Dokuments per E-Mail informiert. Den erhaltenen Kommentar kann er dann beantworten - und so aktiv in einen Dialog treten. Der gesamte Kommunikationsverlauf wird direkt am Dokument hinterlegt und ist jederzeit unter "Kommentare" einsehbar. Auch der Status des Kommentars kann hier eingesehen werden - bereits beantwortete und umgesetzte Kommentare werden entsprechend markiert.
Kommentare ermöglichen aktive Dialoge und zeitnahes Feedback - dabei erfolgt die Kommunikation automatisiert-

Automatisierte Kommunikation während des Freigabeprozesses.

Beim Abschluss einer Aufgabe im Freigabeprozess kann der zuständige Bearbeiter einen Kommentar für den nachfolgenden Bearbeiter hinterlegen und so Hinweise, Anmerkungen, Erläuterungen und Rückfragen übermitteln. Der nächste Bearbeiter bekommt diesen Kommentar direkt in der E-Mail-Benachrichtigung über die anstehende Aufgabe mit angezeigt.

Ebenso kann die Weitergabe an den nächsten Bearbeiter verweigert werden und ein Hinweis für die erneute Bearbeitung angegeben werden. Sollte der nächste Bearbeiter Probleme festgestellt habe, kann die Bearbeitung mit einem hilfreichen Feedback an den vorherigen Bearbeiter zurück gegeben werden. Somit entsteht ein Dialog zwischen den Bearbeitern und Bearbeitungsschritten eines Dokumentes. 
Alle erfolgten Bearbeitungsschritte sowie Anmerkungen und Hinweise können jederzeit in der Freigabehistorie eingesehen werden.
Freigabehistorie - aktive Dialoge während dem Freigabeprozess Kopie

Integration und Beteiligung aller Verantwortlichen. 

Durch die flexiblen Freigabeprozesse kann mit BITqms jeder Verantwortliche in den Erstellungsprozess integriert werden - egal ob im Erstellen, Prüfen oder Freigeben der Dokumenteninhalte. Über Workflow-Mitteilungen und Kommentare können die Verantwortlichen dabei miteinander kommunizieren, zeitnah Feedback und Anregungen geben uns so gemeinsam den Erstellungsprozess voranbringen.

Dabei kann jede Person mit den ihr bekannten Werkzeugen wie Microsoft Word, Excel, PowerPoint arbeiten. Zudem stehen Visio-Unterstützung, der HTML-Editor und ein Diagramm-Editor zur Verfügung.
Gelebte Dokumentation mit BITqms.

  • Aktive Dialoge und Feedback über Workflowmitteilungen, Freigabeprozesse und Kommentare.
  • Einfache Informationsverteilung.
  • E-Mail-Benachrichtigungen bei Aufgaben, Änderungen oder Aktualisierungen.

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