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Aufwandsplanung und Soll-Ist-Vergleich.

Die Arbeitszeit der Mitarbeiter ist eine der wertvollsten und kostspieligsten Ressourcen im betrieblichen Alltag. Umso wichtiger ist es, dass die Arbeitszeit effizient eingeplant und genutzt wird.

Mit BITqms ist es ein Leichtes, eine effiziente Aufwandsplanung und Soll-Ist-Vergleiche für einzelne Aufgaben und Prozesse durchzuführen. Consulting Projektmanagement und Produkttraining Das System ermöglicht die Vorgabe geplanter Bearbeitungszeiten für Prozesse und einzelne Workflow-Schritte. Während der Bearbeitung der einzelnen Prozessschritte erfassen die Mitarbeiter dann ihre real benötigte Arbeitszeit. Differenzen von tatsächlichem Aufwand und geplantem Aufwand werden anschließend im Soll-Ist-Vergleich nachvollziehbar und übersichtlich angezeigt.
Individuell zusammenstellbare Listenansichten und Aufwandsübersichten für bestimmte Prozesse, Abteilungen, Bereiche oder einzelne Mitarbeiter verhelfen so nicht nur zu einem Gesamtüberblick über die aufgewendete Arbeitszeit im Unternehmen, sondern helfen langfristig dabei, Optimierungspotenziale zu identifizieren und die Arbeitszeit der Mitarbeiter effektiver zu nutzen.

Branchenübergreifende Einsatzmöglichkeiten von BITqms
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Konkrete Aufwandsplanung für einzelne Prozessschritte.

Für alle Vorgänge und Prozessschritte in BITqms kann eine konkrete Aufwandsplanung und Terminierung vorgenommen werden. So können Deadlines, geplante Bearbeitungszeiten, etc. im Vorfeld für jeden Arbeitsschritt klar definiert werden.

Dies bringt gleich mehrere Vorteile mit sich: Die zuständigen Bearbeiter haben diese Termine und Vorgaben direkt am Prozess jederzeit im Blick. Zudem werden diese per E-Mail an ausstehende Aufgaben erinnert - bei überschrittenen Fälligkeitsdaten kann automatisch eine Eskalation an die Vorgesetzten erfolgen.
Zum Anderen können diese Informationen für die Prozess- und Aufwandsanalyse verwendet werden.

Aufwandsplanung mit BITqms einfach, flexibel, effizient und zuverlässig durchführen
Aufwandsübersicht im Modul Meinungen

Unkomplizierte Aufwandsplanung und -auswertung.

Aufwandsübersichten können in BITqms für alle Prozesse eines bestimmten Bereichs, einer Abteilung oder mit bestimmten Eigenschaften ausgewertet und eingesehen werden.

Mit der Aufwandsübersicht können erfolgte Arbeitszeiten sowie Abweichungen von geplantem Aufwand übergreifend für Bereiche, Abteilungen und bestimmte Prozessgruppen eingesehen werden.

Die Anzeige der Liste kann durch eine Vielzahl an Filtermöglichkeiten eingeschränkt werden, um nur die jeweils relevanten Informationen zu erhalten. 
Aufgaben, die sich innerhalb des geplanten Aufwandes befinden, werden in der Spalte Differenz in Grün dargestellt und weisen die noch verbleibende Zeit bis zum Erreichen der Plan-Vorgabe auf. Überschrittene Plan-Vorgaben dagegen werden in Rot dargestellt und zeigen die überschrittene Zeit an.

Soll-Ist-Vergleich direkt am Vorgang.

BITqms stellt zudem direkt an jedem Prozess einen Soll-Ist-Vergleich zur Verfügung.
Dieser vergleicht die geplanten Fälligkeitstermine und Bearbeitungszeiten mit den tatsächlichen Durchführungsdaten. Die Auswertung wird dabei farblich hervorgehoben und Überschreitungen auf einen Blick verdeutlicht. 
Mit Hilfe dieser Abweichungsanalyse können Sie auf einfachste Weise Rückschlüsse auf Verbesserungspotenziale der Unternehmensprozesse ziehen.

Wertvolle Informationen für die Prozesssteuerung und -Analyse stehen auf Knopfdruck bereit und müssen nicht mühsam recherchiert und zusammengetragen werden.

Auswählen des Soll-Ist-Vergleichs einer Maßnahme inkl. Abweichung der Bearbeitungszeit
Bericht Zeitbuchungen im Modul Rückmeldungen

Zeitbuchungen.

Mit verschiedenen Berichten zu Zeitbuchungen kann zudem die erbrachte Arbeitszeit für einzelne Unternehmensbereiche, Abteilungen oder Prozesse ausgewertet werden:
Wie viele Manntage sind in das neue Projekt der Marketingabteilung geflossen? Welche Zeit wurde insgesamt für die Umstellung des Consulting-Konzeptes benötigt?
Aber auch die geleistete Arbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter kann pro Tag, Woche, Monat, ... übersichtlich ausgewertet werden. Über verschiedene Berichte kann so nachvollzogen werden, auf welche Aufgabenschritte und Prozesse der jeweilige Mitarbeiter wie viel Zeit verbucht hat.
Zeitbuchungen im Infocenter

BITqms unterstützt die Aufwandsplanung durch:

  • Aufwandsübersichten mit allen relevanten Informationen zur Aufwandsplanung und -auswertung.
  • Soll-Ist-Vergleiche, die Differenzen zwischen geplantem und tatsächlichem Aufwand und daraus resultierend Optimierungspotenziale in den Prozessen aufzeigen.
  • Zeitbuchungen, die zur Erfassung des tatsächlichen Arbeitsaufwands dienen.
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