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News & Infos der BITWORKS EDV-Dienstleistungs-GmbH - Darmstadt - Groß-Umstadt

BITqms Maßnahmen- und Projektmanagement: Video

07 Nov 2017

Prozesse optimieren. Effizienz steigern.

 

Maßnahmenmanagement mit BITqms - flexibel definierbarer Arbeitsablauf Workflow.PNGIn einem Unternehmen oder einer Organisation fallen viele Maßnahmen und Projekte an, die geplant, umgesetzt und kontrolliert werden müssen. Mit dem BITqms Maßnahmenmanagement ist eine konsequente Steuerung von Unternehmensprozessen komfortabel und effizient möglich: Maßnahmen werden strukturiert geplant, nachvollziehbar durchgeführt und anschließend wirksam überwacht.
Durch die hohe Flexibilität der Software können alle denkbaren Maßnahmen und Projekte dargestellt und an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Die Einbindung in den Unternehmenskontext wird somit maßgeblich unterstützt. 


Bei der Definition einer Maßnahme werden die Aufgaben, der Arbeitsablauf (=Workflow) und der geplante Aufwand hinterlegt.

 

Frei definierbarer Prozessablauf.
Der Bearbeitungsprozess einer Maßnahme oder eines Projekts kann mit BITqms individuell definiert werden.
Der individuell gestaltete Workflow steuert die Durchführung der Maßnahme, den Informations- und Kommunikationsfluss, die Datenerfassung mit Checklisten und Umlaufbelegen sowie die Eskalation bei Terminabweichungen.
Sowohl die Anzahl und Reihenfolge der Arbeitsschritte als auch die Bearbeiter können mit BITqms frei bestimmt werden. Arbeitsschritte können dabei nacheinander oder parallel verlaufen und von einzelnen Bearbeitern oder mehreren Personen bzw. Gruppen durchgeführt werden. Der Prozessgestaltung sind somit keine Grenzen gesetzt.

 

Maßnahmenworkflow neu.PNG

 

Automatisierte Kommunikation.
Durch das automatische Benachrichtigungssystem werden die verantwortlichen Bearbeiter per E-Mail über anstehende Aufgaben in Kenntnis gesetzt.
Die Kommunikation erfolgt automatisiert und nachvollziehbar über BITqms: Kommunikationsverläufe werden über Mitteilungen und Notizen direkt am Vorgang festgehalten.
An den Maßnahmen sind zu jeder Zeit alle relevanten Daten zum bisherigen Vorgehen hinterlegt. So hat jeder Bearbeiter immer alles im Blick.
Bei einer Fristüberschreitung kann außerdem optional die Eskalation an den Vorgesetzen erfolgen. So gerät keine Aufgabe mehr in Vergessenheit und die zügige Bearbeitung der Projekte wird gefördert.

 

Automatische Maßnahmenableitung.
Maßnahmen und Projekte können individuell angelegt oder auch durch eine Prozessinitiierung automatisch erstellt werden. Aus Prozessen und Vorgängen in BITqms können so automatisch entsprechende Präventions- oder Korrekturmaßnahmen resultieren. Für bestimmte Ereignisse, Auditergebnisse, Formulareingaben, etc. können dabei Maßnahmenvorlagen definiert werden. Diese Maßnahmen werden dann im Bedarfsfall automatisch vorgeschlagen oder sogar direkt initiiert.
Dadurch kann im Betriebsalltag wertvolle Zeit gespart werden. Eine einheitliche Vorgehensweise und die zeitnahe Abarbeitung von Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen wird so sichergestellt.

 

Video.png 

Maßnahmenmanagement mit BITqms in 2 Minuten.
Kurz zusammengefasst und auf den Punkt gebracht haben wir die wichtigsten Vorteile in unserem Produktvideo Projekt- und Maßnahmenmanagement.

 

 

Partner, Lieferanten, Kunden einbinden? Kein Problem!
Des Weiteren können auch externe Bearbeiter in einem Workflowschritt ergänzt werden, die dann durch einen Extranet-Zugang Zugriff auf die entsprechende Maßnahme bekommen. Im Extranet können außerdem Berichte aller Art bereitgestellt werden und Kenntnisnahmen auf bestimmte Berichte vergeben werden. Somit kann sichergestellt werden, dass wichtige Informationen von Verantwortlichen wahrgenommen werden.

 

Dabei sieht jeder Mitarbeiter nur das, was er braucht.
Da nun aber nicht jeder Mitarbeiter Einsicht in alle offenen Maßnahmen und Projekte erhalten soll, kann der Zugriff durch das Berechtigungssystem in BITqms bestimmt werden. Somit sieht jeder Mitarbeiter auch nur die Maßnahmen und Projekte, die er auch wirklich sehen soll. Um den Zugriff zu beschränken, kann zum einen zwischen Nutzern mit rein lesendem und administrativem Zugriff unterschieden werden. Zum anderen können die Rechte eines Benutzers durch die Definition spezieller Funktionsrechte und unterschiedlicher Gruppen verfeinert werden. Die Rechte einer bestimmten Gruppe können bequem auf mehrere Nutzer, beispielsweise einer Abteilung, übertragen werden. 

 

Alles im Überblick.
Da im Betriebsalltag oft unzählige Maßnahmen und Projekte anstehen, kann der Überblick über diese schnell verloren gehen.
Daher bietet BITqms durchdachte Lösungen: 
Um stets die dringlichsten Projekte/Maßnahmen im Blick zu haben, können die Projekte nach verschiedenen Kriterien (zuständige Bearbeiter, Status, Priorität, Umsetzungszeitraum, etc.) gefiltert werden.
Ein Überblick über alle noch offenen Maßnahmen oder die Ergebnisse bereits abgeschlossener Maßnahmen kann jederzeit mit verschiedenen Berichten auf Knopfdruck erzeugt werden. Durch grafische Auswertungen werden die wichtigsten Erkenntnisse sofort auf einen Blick dargestellt. Weiterhin können Sucheinstellungen durch vordefinierte Suchen gespeichert werden und so künftig mit einem Klick aufgerufen werden. 

 

Maßnahmenmanagement mit BITqms - alle Maßnahmen und Projekte im Blick.jpg