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Analyse von Planungsqualität und Besuchs- und Wartezeiten.

Planungsqualität analysieren. Besuchs- und Wartezeiten reduzieren.
Ziel der Einführung eines Zeitfenstermanagementsystems ist es neben der Erhöhung von Planungsgenauigkeit vor allem, die Stand und Wartezeiten der ankommenden LKW zu verringern, um dadurch entstandene Kosten (wie beispielsweise Standgelder) zu senken. Generell ist es zudem ein Ziel, die Durchlaufzeit/Gesamtdauer eines Prozesses, wie in diesem Fall die Anlieferung oder Abholung von Waren, möglichst gering zu halten.

Doch wie können die benötigten Kennzahlen erfasst werden, ohne den Ablauf unnötig zu erschweren oder zu verkomplizieren? Gibt es eine Möglichkeit, Planungsqualität, Besuchs- und Wartezeiten ohne Mehraufwand auszuwerten?

Die Qualitäts- und Managementsoftware BITqms bietet dabei die Möglichkeit, ausführliche Berichte und Analysen zu erstellen. Durch die im Leitsystem hinterlegten Workflowschritte können Eckpunkte für die Zeiterfassung festgelegt werden und die im täglichen Ablauf generierten Zeiten anschließend zur Analyse herangezogen werden.

Hofmanagement - Analyse von Planungsqualität und Besuchs- und Wartezeiten
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Terminierung des Workflows zur Auswertung der Planungsqualität
Systematische Auswertung der Planungsqualität.
Jedes für das Zeitfenstermanagement relevante Ereignis - von der Anmeldung des LKW bis zur Ausfahrt - sowie die entsprechenden Verantwortlichkeiten können durch den Arbeitsablauf (Workflow) definiert werden. Dabei kann für jeden Schritt des Workflows vorab eine geplante Bearbeitungszeit festgelegt werden.

Bei der Abarbeitung der einzelnen Workflow-Schritte werden die entsprechenden Bearbeitungszeiten für jeden Arbeitsschritt erfasst und können anschließend im Soll / Ist – Vergleich den geplanten Zeiten gegenübergestellt werden.
Diese Auswertung ist jederzeit verfügbar und kann noch während der Abfertigung erfolgen oder auch anschließend.

Dieser Vergleich deckt die Differenzen zwischen geplanter und tatsächlicher Bearbeitungszeit sowie die Abweichung der geplanten Zeit für das Ende jedes Schrittes auf und gewähreistet somit die Kontrolle der Planungsqualität. Durch das Ampelsystem werden negative Abweichungen sofort sichtbar gemacht.

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Optimierung von Besuchs- und Wartezeiten.
Die Besuchs- und Wartezeiten gelten als wichtige Kennzahlen, um Verbesserungspotentiale aufzudecken. Dabei geht es zum einen darum, zusätzliche Kosten zu reduzieren, andererseits sollen interne und  externe Schwachstellen veranschaulicht werden.

Durch die zu Beginn festgelegten Ablaufkennzeichnungen können die Eckpunkte für u.a. die Besuchs- und Wartezeit festgelegt werden. Dabei kann beispielsweise die Besuchszeit die Zeit zwischen Einfahrt (nach dem Pagerruf) und Ausfahrt des LKW sein. Die Wartezeit kann die Zeit zwischen der Anmeldung des Fahrers und dem Pagerruf sein. Diese Zeiträume können Sie flexibel definieren - so wie es den Abläufen und Strukturen Ihres Unternehmens entspricht.

Über verschiedene Berichte wie die Zeitraumauswertung bzw. die erweiterte Zeitenanalyse können die definierten Zeiten einfach und unkompliziert ausgewertet werden.

Besuchs- und Wartezeiten werden dabei für einen angegebenen Zeitraum automatisch ausgewertet. Auch die Gesamtdauer der Abfertigung sowie die Dauer der Pagerausgabe können analysiert werden.
Verbesserungspotentiale können so auf einen Blick identifiziert und langfristig umgesetzt werden.

Praktisch: Alle Auswertungen können in Form von PDF exportiert werden.

Zeitraumauswertung mit BITqms
Erweiterte Zeitenanalyse mit BITqms

Über die erweiterte Zeitenanalyse können darüber hinaus die maximale, minimale und die durchschnittliche Dauer von verschiedenen Arbeitsschritten für ein gewünschtes Intervall angezeigt werden. Mit dieser Auswertung kann beispielsweise eine Analyse der Gesamtdauer aller Abfertigungen pro Tag erfolgen.

So können Arbeits- und Prozesslaufzeiten analysiert und mit Durchschnittswerten verglichen werden. Starke Abweichungen (minimale und maximale Dauer) können so auf einen Blick identifiziert und Ursachen analysiert werden.

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