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Schadensmanagement.

Schwerwiegende Schäden mit durchdachtem Schadensmanagement vermeiden.

Das Schadensmanagement spielt im Klinikalltag eine sehr wichtige Rolle, denn Schlagzeilen wie "Falsches Körperteil amputiert" oder "Klemme im Bauchraum des Patienten vergessen" schädigen das Image einer Klinik erheblich. Durch ein gut organisiertes Schadensmanagement, den richtigen Umgang mit Patienten und Angehörigen, geeignete Korrekturmaßnahmen und Stellungnahmen können sowohl Imageschäden als auch Kosten vermieden bzw. reduziert werden.

Für eine Klinik ist ein strukturiertes Schadensmanagement entsprechend unerlässlich. Im Falle eines Schadens sollte schnell reagiert und weitere Schritte umgehend eingeleitet werden.

BITqms kann den Schadensmanagementprozess problemlos abbilden und an individuelle Anforderungen der Klinik bzw. des jeweiligen Schadensfalls anpassen. Auch die Integration der Schadensmeldungen in das Risikomanagement ist mit BITqms problemlos möglich. 



Schadenserfassung mittels frei definierbaren Initialformularen.

Sobald ein Schaden eintritt, kann dieser in BITqms durch ein individuell definierbares Formular erfasst werden. Hierbei werden beispielsweise detaillierte Angaben zum genauen Hergang, den Betroffenen, den Zeugen etc. gemacht.

Schadenserfassung durch ein Initialformular

Klar strukturierte Bearbeitungsvorgänge.

Sobald eine Schadensmeldung eingeht, wird automatisch eine Rückmeldung angelegt, die die weitere Bearbeitung des Schadens sicherstellt. Der Bearbeitungsablauf der Schadensmeldung ist dabei frei definierbar.
Beispielsweise wäre ein Workflow denkbar, bei dem der Schaden im ersten Schritt analysiert wird. Im zweiten Bearbeitungsschritt könnten dann alle notwendigen Maßnahmen eingeleitet werden, die für den jeweiligen Schaden relevant sind. Das Einleiten der Maßnahmen kann dabei an das Ausfüllen eines entsprechenden Umlaufbelegs gekoppelt sein: Abhängig davon, was im Umlaufbeleg angekreuzt wird, werden die passenden Bearbeitungsmaßnahmen bereits automatisch angelegt.
Dabei werden die resultierenden Maßnahmen direkt in den entsprechenden Bereichen in der Unternehmensstruktur angelegt und die schnelle und effiziente Bearbeitung der Maßnahmen sichergestellt. So gerät die Bearbeitung nicht in Vergessenheit, sondern die zuständigen Bearbeiter können umgehend mit der Abarbeitung der Maßnahmen beginnen.

Ableitung von Korrekturmaßnahmen aus dem Schadensmanagement
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Im letzten Bearbeitungsschritt kann beispielsweise eine Information über den bearbeiteten Schadensfall an den Versicherer erfolgen.

Ausblick: Portal für Versicherer.
Je nach Bedarf kann für den Versicherer auch ein eigenes Portal eingerichtet werden, Dabei erhält der jeweilige Versicherer einen eigenen Login, mit dem er sich an diesem Portal anmelden kann. Der Versicherer sieht dann entsprechend auch nur die Kenntnisnahmen, für die er im Workflow hinterlegt ist und kann diese bestätigen.

Dieses Portal sowie dessen Inhalte können völlig frei gestaltet werden. Neben den Kenntnisnahmen für die aktuellen Schadensmeldungen können Sie dem Versicherer beispielsweise auch Einblick in abgeleitete Maßnahmen aus CIRS-Meldungen, Beschwerden oder Risikoaudits gewähren.
So können Sie genau die Informationen zusammenstellen, die Ihre Organisation den jeweiligen Versicherern zugänglich machen möchte.
Einbezug des Versicherers durch ein spezielles Versicherer-Portal
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Im Blick: Aus Schadensmeldungen resultierende Maßnahmen.

Die durch das Ausfüllen des Umlaufbeleges generierten Maßnahmen bilden alle Schritte ab, die beim Schadensmanagement zu beachten sind.
Dabei wird die zügige Abarbeitung durch die zeitnahe Generation und zielgerichtete Bereitstellung der Maßnahmen gefördert. Entsprechende zuständige Bearbeiter werden sofort über neue anstehende Aufgaben informiert. Schnelles Handeln ist bei Schadensfällen sehr wichtig und wird mit BITqms in hohem Maße ermöglicht.

Mithilfe von frei definierbaren Listenansichten können alle aus Schadensmeldungen resultierenden Maßnahmen mit allen benötigten Informationen angezeigt werden. Dabei können auch die Informationen aus den Formularen mit einbezogen werden.
Besonders praktisch ist die Möglichkeit, bereits erste Auswertungen und Statistiken an den Listenansichten vorzunehmen. Dadurch können wesentliche Informationen schnell und einfach bereitgestellt werden.
Zuständige Bearbeiter erhalten somit direkt einen Überblick über Trend und Status der abgeleiteten Maßnahmen.

Maßnahmengenerierung durch Umlaufbelege inkl. Listenansicht über generierte Maßnahmen mit dazugehöriger Statistik
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Gezielte Auswertung der Schadensmeldungen.

Die Schadensmeldungen können mit frei zusammenstellbaren Listenansichten und verschiedenen grafischen Auswertungen ausgewertet werden. So können Sie sich im Handumdrehen einen Überblick über die vorliegenden Schadensmeldungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder eines bestimmten Bereichs der Klinik verschaffen.

Dabei gilt: Alle Informationen, die mittels Initialformular und Umlaufbelegen zum Schadensfall erhoben wurden, können in der Auswertung mit berücksichtigt werden. So können Sie das Schadensmanagement sowie dessen Auswertung genau so gestalten wie es in Ihrer Klinik notwendig ist.

Grafische Auswertung einer Listenansicht im Schadensmanagement
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Aufnahme ins Risikomanagement.

Weiterhin ist die Integration ins Risikomanagement beim Umgang mit Schäden von großer Wichtigkeit. Aufgetretene Schäden weisen oftmals auf Schwachstellen oder bestehende Risiken hin und sollten daher als Chance genutzt werden, um solche Schäden künftig zu vermeiden.

Sobald ein eingetretener Schaden für das Risikomanagement relevant ist, wird mit BITqms eine Maßnahme angestoßen, die die Aufnahme in das Risikomanagement sicherstellt. Hier erfolgt eine Vorab-Bewertung durch den Risikomanager zur ersten Einschätzung des Risikos.

Nachdem der Schaden in ein bestehendes oder neues Risiko übernommen wurde, erfolgt die detaillierte Risikobewertung. Auch im Risikomanagement können Maßnahmen abgeleitet werden, die der Beseitigung bzw. Minimierung des Risikos dienen.
Innerhalb eines bestimmten Intervalls wird das Risiko dann erneut bewertet. Die erfolgten Risikobewertungen werden direkt am Risiko nachvollziehbar dargestellt, sodass die Entwicklung bezüglich Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlichkeit sichtbar wird.

Das Zusammenspiel der einzelnen BITqms-Module ermöglicht die problemlose Umsetzung eines effizienten Schadensmanagement.
Je nachdem, wie schwerwiegend der Schaden ist, können unterschiedliche Maßnahmen abgeleitet werden sowie die Integration in das Risikomanagement erfolgen. Mit BITqms können Sie den Umgang mit Schäden maßgeblich optimieren und schlimmere Folgen vermeiden.
Entwicklung eines mehrfach bewerteten Risiko aus einer Schadensmeldung

Schadensmanagement mit BITqms:

  • Direkte Schadenserfassung mit frei definierbaren Formularen.
  • Flexible Workflows ermöglichen die zielgerichtete Abbildung des Schadensmanagementprozess.
  • Automatische Initiierung von Rückmeldungen und Maßnahmen.
  • Bewertungen und Informationserfassung in Umlaufbelegen.
  • Zügige Abarbeitung von Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen.
  • Auswertung auf Knopfdruck.
  • Integration in das Risikomanagement.
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