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Gezielte Informationsbereitstellung durch Mitarbeiterportale.

Gezielte Informationsbereitstellung durch ein Mitarbeiterportal.

Im Klinikalltag ist es oftmals nicht möglich, einen großen zeitlichen Aufwand in die Informationsbereitstellung an einzelne Mitarbeiter zu stecken. Da nicht alle Mitarbeiter einer Klinik mit einem Qualitätsmanagementsystem arbeiten, ist es schwierig diesen Mitarbeitern Zugriff auf systeminterne Informationen zu geben. Aber auch die Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten, finden sich in der Fülle der Daten möglicherweise nicht zurecht.

Mit BITqms ist die gezielte Informationsbereitstellung daher über Portale möglich.

Durch das Erstellen eines Mitarbeiterportals können Informationen, die für alle Mitarbeiter einer Klinik von Bedeutung sind, gezielt mit nur wenigen Klicks bereitgestellt werden. So haben alle Mitarbeiter einer Klinik Zugang zu den für sie relevanten Unterlagen, Informationen oder Formularen. Ein lästiges Zusammensuchen relevanter Daten entfällt

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gezielte Informationsbereitstellung durch individuelle Mitarbeiterportale

Vielseitige und individuelle Portallösung.

Mit den Portalen in BITqms können den Klinikmitarbeitern flexibel alle benötigten Informationen bereitgestellt werden: Vorschriften, Arbeitsanweisungen, News, Übersichten über offene Aufgaben oder Formulare wie CIRS-Meldeformulare, Urlaubsanträge oder Feedbackformulare und vieles mehr.

Durch eine strukturierte Startseite erhalten die Mitarbeiter schnell einen Überblick über alle Themengebiete des Portals und finden sich dadurch schnell zurecht. Dabei können die jeweiligen Themen auch direkt in die Startseite verlinkt werden.

Auch die Struktur des Mitarbeiterportals ist flexibel definierbar. So kann beispielsweise ein spezieller Mitarbeiterbereich für Arbeitsanweisungen, Vorschriften, Prozessbeschreibungen oder andere Dokumente eingerichtet werden.
Durch Lesebestätigungen oder Kenntnisnahmen kann die Kenntnisnahme wichtiger Dokumente sichergestellt und nachvollzogen werden.

Bei Bedarf können im Mitarbeiterportal auch Übersichtslisten über offene Aufgaben ergänzt werden. So können sich die Mitarbeiter mit nur einem Blick einen Überblick über den Stand der Dinge in bestimmten Bereichen verschaffen und die Aufgaben sogar direkt über das Portal bearbeiten.

Allgemein gilt: Bei der Strukturierung des Mitarbeiterportals werden keinerlei Grenzen gesetzt.
Ein Portal kann so eingerichtet werden wie es die Anforderungen der Organisation fordern. Inhaltlich sowie gestalterisch wird mit BITqms eine sehr hohe Flexibilität geboten.

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Immer auf dem aktuellsten Stand: Der Newsbereich.

Ein besonderes Highlight im Mitarbeiterportal ist der Newsbereich, mit dem wichtige Neuigkeiten unkompliziert verwaltet und publiziert werden können. 
Die Bereitstellung von Neuigkeiten erfolgt durch das Anlegen eines Newsbereichs in der Dokumentation, der unkompliziert in das Mitarbeiterportal verknüpft ist. Die News können dabei wie gewohnt ein Freigabeverfahren (Verfassen, Prüfen, Freigeben) durchlaufen.
Auch die automatische Archivierung ist mit BITqms einfach möglich. Das heißt nach Ablauf eines frei definierbaren Zeitraumes werden Neuigkeiten ins Archiv verschoben.

Durch die Verwendung einheitlicher HTML-Vorlagen wird ein einheitliches Erscheinungsbild der News-Artikel gewährleistet und der Arbeitsaufwand bei der Erstellung eines Berichts vermindert. Neue Artikel werden nach Freigabe ganz automatisch auch im Mitarbeiterportal angezeigt.

Die detaillierte Vorgehensweise zur Erstellung eines Newsbereich finden Sie in unserem Praxistipp "Newsbereich für Dokumentation Intranet oder Extranet".

Newsbereich im BITqms Mitarbeiterportal
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Aus kritischen Ereignissen schnell lernen: Das CIRS-Meldeformular.

Kritische Vorfälle sollten schnell erkannt und auch gemeldet werden, denn nur so können potenzielle Risiken schnell erkannt und minimiert werden. Durch ein gutes CIRS-Management wird eine kontinuierliche Verbesserung maßgeblich gefördert.
Ähnlich wie beim Newsbereich kann auch ein CIRS-Meldeformular sowie allgemeine Informationen zum Thema CIRS oder bei Bedarf auch gemeldete CIRS-Fälle im Mitarbeiterportal bereitgestellt werden. Beim Ausfüllen eines CIRS-Meldebogens im Mitarbeiterportal wird der automatische Bearbeitungsprozess in BITqms direkt initiiert.

Das CIRS-Meldeformular ist über das Mitarbeiterportal einfach und unkompliziert zu erreichen und kann anonym ausgefüllt werden - wichtige Grundvoraussetzungen, um eine aktive Beteiligung des Klinikpersonals bezüglich CIRS zu fördern und die Meldung kritischer Vorfälle zu ermutigen.

Weitere Informationen zur Umsetzung von CIRS mit BITqms finden Sie im Anwendungsfall CIRS als Instrument zur Qualitätssicherung.

CIRS-Meldeformular im Mitarbeiterportal
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Kontinuierliche Verbesserung durch Mitarbeiter-Feedback.

Im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung spielt auch das Mitarbeiterfeedback eine entscheidende Rolle. Eine Organisation sollte für alle Arten des Feedbacks offen sein: Sowohl für Lob und Ideen als auch für Kritik und Beschwerden. Denn nur so können etwaige Mängel aufgedeckt und beseitigt werden.
Dabei sind die Mitarbeiter wichtige Quelle möglicher Optimierungspotenziale: Denn wer weiß besser als die Mitarbeiter selbst, welche Probleme sie im Arbeitsalltag behindern, welche Prozesse verbessert werden könnten oder welche Fehlerquellen möglicherweise bestehen?

Daher können auch Feedbackformulare unkompliziert in das Mitarbeiterportal integriert werden.
Füllt ein Mitarbeiter den Feedbackbogen im Mitarbeiterportal aus, wird sofort der passende Prozess zur Bearbeitung des Feedbacks gestartet. Der Bearbeitungsprozess kann dabei beispielsweise eine Bewertung des Feedbacks, die Umsetzung von Ideen oder die Durchführung von Verbesserungsmaßnahmen sein.
Im Anschluss kann der Mitarbeiter, der das Feedback abgegeben hat, über die Umsetzung informiert werden.

Aber nicht nur Mitarbeiter-Feedback kann durch Portale erfasst werden, sondern auch das Feedback von Patienten in einem Patientenportal. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie z.B. in unserem Anwendungsfall Befragungen bzgl. Patientenzufriedenheit.

Klinik Mitarbeiterportal - Informationsbereitstellung Feedback erfassen
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Strukturbaum eines Mitarbeiterportals inkl. Dokument in BITqms

Unkomplizierte Erstellung eines Mitarbeiterportals.

Die Erstellung eines Mitarbeiterportals ist sehr einfach und mit nur geringem Arbeitsaufwand verbunden.
Die Inhalte des Mitarbeiterportals können in einem Bereich der Dokumentationsstruktur (bspw. eine eigene Dokumentation Portale) einfach zusammengestellt werden. Bereits im System vorhandene Dokumente und Formulare werden an dieser Stelle verknüpft, neue speziell für das Portal benötigte Dokumente angelegt.
Dieser Bereich in der Dokumentation wird dann bei der Definition des Mitarbeiterportals einfach hinterlegt. Änderungen an der Dokumentation und den Inhalten werden automatisch in das Mitarbeiterportal übernommen.

Mitarbeiterportal erstellen - Verknüpfung auf ein Formular anlegen
Bei der Definition des Mitarbeiterportals können zudem noch weitere individuelle Einstellungen wie Design und Layout, ... 
Große Auswahl an unterschiedlichen Layout-Optionen
... Inhalte, Banner, Menüstruktur und vieles mehr getroffen werden.
Die BITqms-Portale sind nicht nur inhaltlich, sondern auch gestalterisch hochflexibel.
individuelle Gestaltungsmöglichkeiten bei BITqms Portalen
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Intern frei zugänglich oder passwortgeschützt? Alles kein Problem!

Der Zugriff auf das Portal kann bei Bedarf mit einer individuellen Anmeldung inkl. Passwort geschützt werden.
Je nach Verwendungszweck kann das durchaus sinnvoll sein. Sobald sensible Daten oder individuelle Aufgaben über das Mitarbeiterportal bereitgestellt werden, ist diese Option unerlässlich.
In anderen Fällen (wie bspw. Patientenportalen) kann es dagegen sinnvoll sein, die Informationen intern ohne Passwort zugänglich zu machen

Mitarbeiterportale wahlweise mit oder ohne Passwortschutz
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